1.2 Информационный этап
Сбор, изучение и систематизация данных, характеризующих организацию труда и трудовых процессов проводятся на информационном этапе.
Источником информации является следующая документация: планы и годовые отчеты работы организации, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, стандарты организации, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями, данные бухгалтерской отчетности, результаты приведенных научных и социологических исследований и др.
Изучение данных включает:
- описание состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;
- уяснение сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений;
- характеристику кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом в своей работе, организационной структуры и методов управления;
- изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию организации труда и трудовых процессов;
- изучение передового опыта в организациях – аналогах;
- подготовку информации для определения затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической отчетности и штатного расписания.
Штатное расписание отдела продаж представлено в таблице 2.
Таблица 2 – Штатное расписание отдела продаж
Наименование должности | Кол-во штатных единиц | Должностные оклады | Надбавки и доплаты | Месячные
ФЗП |
Примеча ния | |
Персональные | Прочие | |||||
Региональный менеджер | 2 | 150000 | - | - | 150000 | |
Территориальный менеджер | 4 | 90000 | 5000 | - | 95000 | |
Руководитель группы специалистов по развитию территории | 4 | 65000 | - | - | 65000 |
Отдел продаж занимается увеличением объема выручки и рентабельности продаж, ростом средней покупки, расширением и сохранением клиентской базы формированием доверительных отношений с постоянными клиентами и финансовой отчетностью.
Соответствие деятельности территориального менеджера современным требованиям достигается благодаря системе постоянного обучения, включающей в себя участие в семинарах, тренингах, изучение соответствующей периодической литературы.
1.3 Аналитический этап
На аналитическом этапе осуществляется формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.
Функции необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.
Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемая должность организации. Основные функции необходимы для реализации главной функции, без них не может быть осуществлена главная функция. Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.
Для территориального менеджера ООО «Дж.Т.И. Россия» главная функция – «Обеспечивать наличие табачных изделий под товарными знаками Компании и их ассортимента в сетевых торговых точках».
Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или несвойственные территориальному менеджеру функции – важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.
Основные и вспомогательные функции территориального менеджера:
- Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними
- Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов
- Взаимодействовать с дистрибуторами
- Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности
- Руководить подчиненными работниками
- Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности
- Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров
- Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж
- Предоставлять прогноз бюджета
- Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей
- Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров
- Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития
- Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов
- Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов
- Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов
- Контролировать ведение отчетов подчиненными
- Вести учет рабочего времени подчиненных работников
- Проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных
Классификация функций позволяет построить функционально–стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций территориального менеджера (Рисунок 2).
Все функции территориального менеджера заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более низкого уровня (не относящейся к функциям анализируемого подразделения). Все вспомогательные функции располагаются либо над основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные, дублируемые функции. Диаграмму следует читать справа налево.
При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций территориального менеджера, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос «Как?», а по направления справа налево – на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?).
Следующим шагом аналитического этапа ФСА является расчет затрат на осуществление функций управления (таблица 3).
Таблица 3 - Определение затрат на осуществление функций территориального менеджера
Функция | Должности и оклады лиц, участвующих в выполнении функции, руб. | ПГОД | t1 | ТГОД | ЗЗП, руб. | Тех. средства, их стоимость (Стс) и доля времени их использования при выполнении функции | ЗТС, руб. | ЗФ, руб. | ||||
Должность | ЗПМЕС | Наименование | СТС | α | ТСЛ | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | Территориальный менеджер
|
95000 | 3 | 18 | 54 | 30175,2 | Ноутбук | 52300 | 0,5 | 4 | 173 | 30514,2 |
Телефон | 44800 | 0,7 | 5 | 166 | ||||||||
Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | Территориальный менеджер | 95000 | 15 | 12 | 180 | 100584 | Ноутбук | 52300 | 0,3 | 4 | 346,1 | 101586,9 |
Телефон | 44800 | 0,6 | 5 | 474,4 | ||||||||
МФУ | 31000 | 0,2 | 3 | 182,4 | ||||||||
Взаимодействовать с дистрибуторами | Территориальный менеджер | 95000 | 30 | 15 | 450 | 251460 | Ноутбук | 52300 | 0,4 | 4 | 1153,7 | 254194,4 |
Телефон | 44800 | 0,8 | 5 | 1581,2 | ||||||||
Управлять бюджетом по
Торговым точкам на Территории ответственности |
Территориальный менеджер | 95000 | 6 | 12 | 72 | 40233,6 | Ноутбук | 52300 | 0,7 | 4 | 323 | 40756 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 126,5 | ||||||||
МФУ | 31000 | 0,2 | 3 | 72,9 | ||||||||
Руководить подчиненными работниками | Территориальный менеджер | 95000 | 30 | 6 | 180 | 100584 | Ноутбук | 52300 | 0,1 | 4 | 115,4 | 101015.6 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 316,2 | ||||||||
Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | Территориальный менеджер | 95000 | 3 | 12 | 36
|
20116,8
|
Ноутбук | 52300 | 0,4 | 4 | 92,3 | 20345,2 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 63,2 | ||||||||
МФУ
|
31000 | 0,4 | 3 | 72,9 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | Территориальный менеджер | 95000 | 6 | 18 | 108 | 60350,4 | Ноутбук | 52300 | 0,5 | 4 | 346,1 | 60900,8 |
Телефон | 44800 | 0,2 | 5 | 94,9 | ||||||||
МФУ | 31000 | 0,2 | 3 | 109,4 | ||||||||
Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения
Договоров |
Территориальный менеджер | 95000 | 15 | 15 | 225 | 125730 | Ноутбук | 52300 | 0,6 | 4 | 865,3 | 126990,6 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 395,3 | ||||||||
Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | Территориальный менеджер | 95000 | 15 | 21 | 315 | 176022 | Ноутбук | 52300 | 0,6 | 4 | 1211,4 | 178063,5 |
Телефон | 44800 | 0,6 | 5 | 830,1 | ||||||||
Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | Территориальный менеджер | 95000 | 15 | 6 | 90 | 50292 | Ноутбук | 52300 | 0,5 | 4 | 288,4 | 50914,8 |
Телефон | 44800 | 0,5 | 5 | 197,6 | ||||||||
МФУ | 31000 | 0,3 | 3 | 136,8 | ||||||||
Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | Территориальный менеджер | 95000 | 20 | 12 | 240 | 134112 | Ноутбук | 52300 | 0,4 | 4 | 615,3 | 135254,3 |
Телефон | 44800 | 0,5 | 5 | 527 | ||||||||
Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | Территориальный менеджер
|
95000 | 6 | 6 | 36 | 20116,8 | Ноутбук | 52300 | 0,3 | 4 | 69,2 | 20265 |
Телефон
|
44800 | 0,5 | 5 | 79 |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Предоставлять прогноз бюджета | Территориальный менеджер | 95000 | 6 | 6 | 36 | 20116,8 | Ноутбук | 52300 | 0,6 | 4 | 138,4 | 20302,6 |
Телефон | 44800 | 0,3 | 5 | 47,4 | ||||||||
Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | Территориальный менеджер
|
95000 | 12 | 12 | 144 | 80467,2 | Ноутбук | 52300 | 0,6 | 4 | 553,8 | 81419,9 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 253 | ||||||||
МФУ | 31000 | 0,2 | 3 | 145,9 | ||||||||
Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | Территориальный менеджер
|
95000 | 30 | 9 | 270 | 150876 | Телефон | 44800 | 0,3 | 5 | 355,8 | 151231,8 |
Контролировать ведение отчетов подчиненными | Территориальный менеджер | 95000 | 12 | 12 | 144 | 80467,2 | Ноутбук | 52300 | 0,4 | 4 | 369,2 | 81089,4 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 253 | ||||||||
Вести учет рабочего времени подчиненных работников | Территориальный менеджер | 95000 | 12 | 9 | 108 | 60350,4 | Ноутбук | 52300 | 0,6 | 4 | 415,3 | 60955,4 |
Телефон | 44800 | 0,4 | 5 | 189,7 | ||||||||
Проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных | Территориальный менеджер | 95000 | 12 | 6 | 72 | 40233,6 | - | - | - | - | - | 40233,6 |
Расчет затрат провели по всем основным, вспомогательным, излишним, несвойственным функциям, т.е. по всем функциям, представленным в центральной части функционально-стоимостной диаграммы.
Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций территориального менеджера и определения затрат на его осуществление, которые рассчитываются на основе отчетной документации, а также экспертного опроса специалистов и руководителей службы персонала, сводятся в таблице 4.
Таблица 4 - Формулировка и классификация функций территориального менеджера
№ | Наименование функций | Вид фун кци и | Затраты на осуществлен ие функции, руб. В год | ||
Глагол | Существительное | Дополнение к наименованию | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Анализировать | информацию | о Торговых точках | О | 30514,2 |
2 | Заключать | договоры | с Торговыми точками | О | 101586,9 |
3 | Взаимодействовать | с дистрибуторами | О | 254194,4 | |
4 | Управлять | бюджетом | по Торговым точкам | О | 40756 |
5 | Руководить | подчиненными | О | 101015,6 | |
6 | Анализировать | особенности | Торговых точек | В | 20345,2 |
7 | Готовить и
предоставлять |
прогнозы | продаж | В | 60900,8 |
8 | Проводить | переговоры | с Торговыми точками | В | 126990,6 |
9 | Контролировать | процесс одобрения и подписания | договоров | В | 178063,5 |
10 | Предоставлять | информацию | о статусе заключения Договоров | В | 50914,8 |
11 | Проверять | соответствие | текущих продаж утвержденному прогнозу | В | 135254,3 |
12 | Информировать | об обнаружении | отсутствия/недостачи товара | В | 20265 |
13 | Предоставлять | прогноз | бюджета | В | 20302,6 |
14 | Вносить или контролировать внесение | корректных сумм | бюджета и расходов | В | 81419,9 |
15 | Давать | указания | починенным | В | 151231,8 |
16 | Контролировать | ведение отчетов | подчиненными | В | 81089,4 |
17 | Вести | учет рабочего времени | подчиненных | Н | 60955,4 |
18 | Проводить | обучение и инструктаж | подчиненных | Н | 40233,6 |
Примечание: О - основная функция; В - вспомогательная функция; Н – несвойственная функция.
Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретной функций управления.
При помощи диаграммы выявляются излишние и несвойственные территориальному менеджеру функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работником.
При помощи функционально–стоимостной диаграммы были выявлены следующие излишние и несвойственные территориальному менеджеру функции:
- вести учет рабочего времени подчиненных работников, затраты – 60955,4 руб. в год;
- проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных, затраты – 40233,6 руб. в год;
В результате исполнения излишних функций нагрузка территориального менеджера становится чрезмерной, что мешает осуществлению им своих непосредственных обязанностей.
Так, территориальный менеджер не выполняет основные функции: анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними, заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов, взаимодействовать с дистрибуторами, управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности.
Поэтому, перечисленные выше несвойственные территориальному менеджеру функции необходимо передать в соответствующие подразделения ООО «Дж.Т.И. Россия» (отдел по работе с персоналом).
Далее строится схема функциональных взаимосвязей территориального менеджера (таблица 5, 6), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи территориального менеджера с другими функциональными подразделениями ООО «ДЖ.Т.И. Россия».
Таблица 5 - Схема функциональных взаимосвязей территориального менеджера с другими функциональными подразделениями и должностями (на примере основных функций)
№ | Наименование функций службы персонала | Функциональное подразделение | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 7 | 8 |
1 | Анализировать информацию о торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | - | О | - | - | - |
- | О | - | - | - | ||
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | - | О | С | Р | - |
- | О | С | Р | - | ||
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | - | О | - | Р | - |
- | О | - | Р | - | ||
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | - | О | С | Р | УП |
- | О | С | Р | УП | ||
5 | Руководить подчиненными работниками | - | О | - | - | - |
- | О | - | - | - |
Примечание: О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ; П – представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции; У – участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ; С – согласовывает подготовленный документ по функции; Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.
№ | Наименование функций службы персонала | Функциональное подразделение | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 7 | 8 |
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | - | О | - | - | - |
- | О | - | - | - | ||
2 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | - | О | - | Р | УП |
- | О | - | Р | УП | ||
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | - | О | - | - | - |
- | О | - | - | - | ||
4 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | - | О | С | Р | - |
- | О | С | Р | - | ||
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | - | ОП | С | Р | - |
- | ОП | С | Р | - | ||
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | - | О | - | - | - |
- | О | - | - | - | ||
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | - | О | С | Р | - |
- | О | С | Р | - | ||
8 | Предоставлять прогноз бюджета | - | О | С | Р | УП |
- | О | Р | С | УП | ||
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | - | О | С | Р | - |
- | О | СР | С | - | ||
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | - | О | - | - | У |
- | О | - | - | У | ||
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | - | О | - | - | У |
- | О | - | - | У | ||
12 | Вести учет рабочего времени подчиненных работников | - | О | - | - | У |
О | - | - | - | У | ||
13 | Проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных | - | О | - | - | У |
О | - | - | - | У |
Таблица 6 - Схема функциональных взаимосвязей территориального менеджера с другими функциональными подразделениями и должностями (на примере вспомогательных функций)
В таблице 5 и 6 функциональные взаимосвязи представлены в виде дроби. В числителе приведены фактические функциональные взаимосвязи, а в знаменателе – нормативные, наиболее рациональные функциональные взаимосвязи.
По таблице 5 можно сделать вывод о том, что выполнение всех основных функций полностью соответствует нормативам.
Из таблицы 6 видно несоответствие выполнения действий по согласованию (С) и принятию решения (Р) в функциях: «Предоставлять прогноз бюджета» и «Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов». По нормативу выносить решение должна бухгалтерия, а фактически этим занимается непосредственный начальник территориального менеджера – региональный менеджер. Так же видны две несвойственные территориальному менеджеру функции: «Вести учет рабочего времени подчиненных работников» и «Проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных». За выполнение данных функций должен отвечать отдел по работе с персоналом, а не территориальный менеджер.
Для определения степени значимости функций территориального менеджера была создана экспертная группа. В ее состав вошли региональный менеджер, территориальный менеджер (из другой компании) и менеджер по персоналу.
Каждый из членов экспертной группы заполнил по две матрицы попарных сравнений функций, отдельно анализировались основные, отдельно – вспомогательные функции (таблицы 7-12).
По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций.
Каждый член экспертной группы заполняет матрицу следующим образом:
например, в таблице 7 при сравнении функций 1 и 4 предпочтение отдается функции 4. В строке, соответствующей функции 1 в столбце 4, соответствующем функции 4, выставляется 0. Аналогично, в строке 4 и столбце 1 выставляется 2 балла.
Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой–либо функции, то в соответствующей строке и столбце проставляется по одному баллу. После заполнения всей матрицы, баллы суммируются по строкам.
Таблица 7 - Матрица попарных сравнений основных функций территориального менеджера (эксперт № 1)
№ | Наименование функции | Н | омер функции | Сумма в баллах | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | - | 2 | 1 | 0 | 1 | 4 |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | 0 | - | 2 | 1 | 2 | 5 |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 1 | 0 | - | 1 | 1 | 3 |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 2 | 1 | 1 | - | 0 | 4 |
5 | Руководить подчиненными работниками | 1 | 0 | 1 | 2 | - | 4 |
Таблица 8 - Матрица попарных сравнений основных функций территориального менеджера (эксперт № 2)
№ | Наименование функции | Н | омер функции | Сумма в баллах | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | - | 2 | 2 | 0 | 1 | 5 |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | 1 | - | 1 | 1 | 1 | 4 |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 0 | 1 | - | 2 | 2 | 5 |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 2 | 1 | 0 | - | 0 | 3 |
5 | Руководить подчиненными работниками | 0 | 1 | 0 | 2 | - | 3 |
Таблица 9 - Матрица попарных сравнений основных функций территориального менеджера (эксперт № 3)
№ | Наименование функции | Номер функции | Сумма в баллах | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | - | 1 | 0 | 0 | 2 | 3 |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | 1 | - | 2 | 1 | 1 | 5 |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 2 | 0 | - | 2 | 1 | 5 |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 2 | 1 | 0 | - | 1 | 4 |
5 | Руководить подчиненными работниками | 0 | 1 | 1 | 1 | - | 3 |
Таблица 10 – Матрица попарных сравнений вспомогательных функция территориального менеджера (эксперт №1)
№ | Наименования функции | Номер функции | Сумма в баллах | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |||
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на
Территории ответственности |
- | 1 | 2 | 0 | 1 | 1 | 2 | 0 | 1 | 1 | 1 | 10 |
2 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | 1 | - | 2 | 2 | 0 | 0 | 1 | 2 | 1 | 2 | 0 | 11 |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 0 | 0 | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 9 |
4 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 2 | 0 | 1 | - | 1 | 2 | 1 | 0 | 0 | 1 | 1 | 9 |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | 1 | 2 | 1 | 1 | - | 0 | 0 | 1 | 1 | 0 | 2 | 9 |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 1 | 2 | 1 | 0 | 2 | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 11 |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | 0 | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | - | 2 | 0 | 0 | 2 | 10 |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 2 | 0 | 1 | 2 | 1 | 1 | 0 | - | 2 | 1 | 1 | 11 |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 2 | 0 | - | 1 | 1 | 11 |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 1 | 0 | 0 | 1 | 2 | 1 | 2 | 1 | 1 | - | 1 | 10 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 1 | 2 | 1 | 1 | 0 | 1 | 0 | 1 | 1 | 1 | - | 9 |
Таблица 11 - Матрица попарных сравнений вспомогательных функций территориального менеджера (эксперт № 2)
№ | Наименование функции | Номер функции | Сумма в баллах | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |||
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 10 |
2 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | 1 | - | 0 | 1 | 2 | 1 | 0 | 1 | 0 | 2 | 2 | 10 |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 1 | 2 | - | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 16 |
4 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 1 | 1 | 0 | - | 1 | 2 | 1 | 0 | 2 | 2 | 1 | 11 |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | 1 | 0 | 0 | 1 | - | 1 | 2 | 1 | 2 | 1 | 2 | 11 |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 1 | 1 | 0 | 0 | 1 | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 8 |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров | 1 | 2 | 1 | 1 | 0 | 1 | - | 0 | 2 | 1 | 2 | 11 |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 1 | 2 | - | 2 | 2 | 0 | 13 |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 1 | 2 | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | - | 2 | 2 | 9 |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 0 | 0 | - | 1 | 5 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 2 | 0 | 1 | - | 6 |
Таблица 12 - Матрица попарных сравнений вспомогательных функций территориального менеджера (эксперт № 3)
№ | Наименование функции | Номер функции | Сумма в баллах | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |||
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | - | 0 | 1 | 1 | 2 | 2 | 1 | 2 | 0 | 2 | 1 | 12 |
2 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | 2 | - | 0 | 1 | 2 | 0 | 1 | 2 | 0 | 2 | 2 | 12 |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 1 | 2 | - | 1 | 2 | 1 | 0 | 2 | 1 | 2 | 0 | 12 |
4 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 1 | 1 | 1 | - | 2 | 2 | 0 | 1 | 1 | 2 | 2 | 13 |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | 0 | 0 | 0 | 0 | - | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 1 | 9 |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 0 | 2 | 1 | 0 | 0 | - | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 8 |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | 1 | 1 | 2 | 2 | 0 | 1 | - | 1 | 1 | 0 | 0 | 9 |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 0 | 0 | 0 | 1 | 1 | 1 | 1 | - | 2 | 2 | 2 | 10 |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 2 | 2 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | - | 1 | 1 | 11 |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 2 | 0 | 1 | - | 1 | 5 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 1 | 0 | 2 | 0 | 1 | 1 | 2 | 0 | 1 | 1 | - | 9 |
Полученные значения все эксперты заносят в сводную матрицу (таблица 13, 14).
Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле:
К=З1/З2
где К – коэффициент устойчивости экспертного ряда;
З1 – максимальное значение в экспертном ряду; З2 – минимальное значение в экспертном ряду.
Таблица 13 - Сводная матрица попарных сравнений основных функций территориального менеджера
№ | Наименование функции | Номер экспер та | Среднеарифметический значение в баллах | Ранг функций | Коэффициен
т устойчивого экспертного ряда |
||
1 | 2 | 3 | |||||
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | 4 | 5 | 3 | 4 | 3 | 1,67 |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | 5 | 4 | 5 | 4,67 | 1 | 1,25 |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 3 | 5 | 5 | 4,3 | 2 | 1,67 |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 4 | 3 | 4 | 3,67 | 4 | 1,3 |
5 | Руководить подчиненными работниками | 4 | 3 | 3 | 3,3 | 5 | 1,3 |
Таблица 14 - Сводная матрица попарных сравнений вспомогательных функций территориального менеджера
№ | Наименование функции | Номер эксперта | Среднеа рифмет
ический значени е в баллах |
Ра
нг фу нк ци й |
Коэффиц иент
устойчив ого экспертн ого ряда |
||
1 | 2 | 3 | |||||
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | 10 | 10 | 12 | 10,67 | 5 | 1,2 |
2 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 9 | 11 | 13 | 11 | 3-4 | 1,4 |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 9 | 16 | 12 | 12,3 | 1 | 1,78 |
4 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | 11 | 10 | 12 | 11 | 3-4 | 1,2 |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | 9 | 11 | 9 | 9,67 | 8 | 1,2 |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 11 | 8 | 8 | 9 | 9 | 1,375 |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | 10 | 11 | 9 | 10 | 7 | 1,2 |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 11 | 13 | 10 | 11,3 | 2 | 1,3 |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 11 | 9 | 11 | 10,3 | 6 | 1,2 |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 10 | 5 | 5 | 6,67 | 11 | 2 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 9 | 6 | 9 | 8 | 10 | 1,5 |
Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивают с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2,0. Если значение К > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции. В нашем примере экспертные ряды не требуют выравнивания.
Сводная матрица позволяет проранжировать все функции территориального менеджера по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов.
Далее строятся две совмещенные диаграммы значимости функций территориального менеджера и затрат на их осуществление – отдельно для основных и отдельно для вспомогательных функций (рисунок 3, 4).
Обратите внимание, что функции на диаграмме выстраиваются по убыванию их значимости, слева направо. Соответственно, величина затрат (нижняя половина диаграммы) идет в разброс.
Уровень качества осуществления функций определяется следующим образом:
где К к.ф.у. – коэффициент, характеризующий уровень качества функций управления.
Определение показателей качества функций управления:
- Коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции - К1.
- Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функций - К2.
- Коэффициент нормирования труда исполнителей функций - К3.
- Коэффициент регламентации функций управления – К4.
- Коэффициент дублирования функций управления – К5.
- Коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящих от работы аппарата управления – К6 Рассчитаем средний коэффициент качества функций:
Таблица 15 – Определение коэффициента качества функций управления (на примере основных функций)
№ | Наименование функции | Показатель | К
кфу |
|||||
К1 | К2 | К3 | К4 | К5 | К6 | |||
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | 0,8 | 0,7 | 0,6 | 0,8 | 0,9 | 0,7 | 0,75 |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками ключевых клиентов | 0,6 | 0,6 | 0,7 | 0,7 | 0,9 | 0,6 | 0,68 |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 0,4 | 0,5 | 0,5 | 0,6 | 0,9 | 0,8 | 0,58 |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 0,9 | 0,8 | 0,8 | 0,9 | 0,9 | 0,9 | 0,87 |
5 | Руководить подчиненными работниками | 0,2 | 0,9 | 0,9 | 0,8 | 0,9 | 0,7 | 0,73 |
Таблица 16 – Определение коэффициента качества функций управления (на примере вспомогательных функций)
№ | Наименование функции | Показатель | К кфу | |||||
К1 | К2 | К3 | К4 | К5 | К6 | |||
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | 0,8 | 0,5 | 0,6 | 0,8 | 0,9 | 0,6 | 0,7 |
2 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 0,4 | 0,6 | 0,7 | 0,5 | 0,9 | 0,6 | 0,62 |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 0,5 | 0,7 | 0,6 | 0,9 | 0,9 | 0,4 | 0,67 |
4 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития | 0,9 | 0,7 | 0,8 | 0,7 | 0,9 | 0,5 | 0,75 |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов | 0,7 | 0,9 | 0,8 | 0,4 | 0,9 | 0,3 | 0,67 |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 0,6 | 0,8 | 0,9 | 0,7 | 0,9 | 0,6 | 0,75 |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | 0,5 | 0,8 | 0,6 | 0,8 | 0,9 | 0,7 | 0,72 |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 0,9 | 0,7 | 0,5 | 0,6 | 0,9 | 0,6 | 0,7 |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 0,8 | 0,9 | 0,6 | 0,7 | 0,9 | 0,7 | 0,77 |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 0,3 | 0,9 | 0,8 | 0,8 | 0,9 | 0,1 | 0,63 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 0,8 | 0,9 | 0,8 | 0,8 | 0,9 | 0,1 | 0,72 |
После расчета уровня качества функций, построим совмещенную диаграмму значимости функций и коэффициента качества осуществления функций (рис. 5, 6).
Пример расчета значимости функций, представленной в верхней половине совмещенной диаграммы, проведен ранее.
Функции на диаграмме также выстраиваются по убыванию их значимости, слева направо.
Анализ совмещенных диаграмм на примере основных функций приведен в табл. 17.
Таблица 17 - Анализ совмещенных диаграмм значимости функций и затрат на их осуществление, значимости функций и уровня их качества (на примере основных функций)
№ | Наименование функций | Затраты на функции, руб. | Коммент арий | К-т качества функций упр-я | Коммент арий | Рекомендации |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними | 30514,2 | Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости | 0,75 | Уровень качества следует повысить | Следует повысить уровень качества без увеличения затрат
|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
2 | Заключать Договоры с Торговыми точками
ключевых клиентов |
101586,9 | Уровень затрат следует существе нно снизить | 0,68 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
3 | Взаимодействовать с дистрибуторами | 254194,4 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,58 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
4 | Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности | 40756 | Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости | 0,87 | Уровень качества следует повысить | Следует повысить уровень качества без увеличения затрат | |
5 | Руководить подчиненными работниками | 101015,6 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,73 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат |
Анализ совмещенных диаграмм на примере вспомогательных функций приведен в табл. 18.
Таблица 18 - Анализ совмещенных диаграмм значимости функций и затрат на их осуществление, значимости функций и уровня их качества (на примере вспомогательных функций)
№ | Наименование функций | Затраты на функции, руб. | Коммент арий | К-т качества функций упр-я | Коммент арий | Рекомендации |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности | 30514,2 | Уровень затрат сбалансирован со степенью значимости | 0,7 | Уровень качества следует повысить | Следует повысить уровень качества без увеличения затрат |
2 | Готовить и предоставлять руководителю прогнозы продаж Товаров в Торговых точках и прогнозы их развития
|
60900,8 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,62 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
3 | Проводить переговоры с Торговыми точками ключевых клиентов о возможности заключения Договоров | 126990,6 | Уровень затрат следует существенно снизить
|
0,67 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
4 | Контролировать процесс одобрения и подписания Договоров | 178063,5 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,75 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
5 | Предоставлять информацию о статусе заключения Договоров с Торговыми точками ключевых клиентов
|
50914,8 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,67 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
6 | Проверять соответствие текущих объемов продаж Товаров на Территории ответственности утвержденному прогнозу продаж | 135254,3
|
Уровень затрат следует существенно снизить | 0,75 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
7 | Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов | 20265 | Функция выполняется частично | 0,72 | Уровень качества следует повысить | Необходимо выполнять функцию полностью без снижения уровня качества | |
8 | Предоставлять прогноз бюджета | 20302,6 | Функция выполняется частично | 0,7 | Уровень качества следует повысить | Необходимо выполнять функцию полностью без снижения уровня качества | |
9 | Своевременно вносить или контролировать своевременность внесения работниками Компании корректных сумм бюджета и фактических расходов | 81419,9 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,77 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат | |
10 | Давать указания подчиненным работникам, связанные с выполнением их трудовых обязанностей | 151231,8 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,63 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
11 | Контролировать ведение отчетов подчиненными | 81089,4 | Уровень затрат следует существенно снизить | 0,72 | Уровень качества следует повысить | Рекомендуется повысить уровень качества со снижением уровнем затрат |
С учетом выявленных в результате анализа функций и затрат на их осуществление формулируются важнейшие задачи по совершенствованию организации труда и трудных процессов территориального менеджера:
- избавление от лишних и несвойственных территориальному менеджеру функций: «Вести учет рабочего времени подчиненных работников», «Проводить обучение и вводный инструктаж для новых подчиненных» (см. рис. 2);
- организация полного выполнения функций «Информировать об обнаружении отсутствия/недостачи товарного запаса или ассортимента Товаров в Торговых точках ключевых клиентов», «Предоставлять прогноз бюджета»;
- повышение качества выполнения функций «Анализировать информацию о Торговых точках ключевых клиентов с целью дальнейшего сотрудничества с ними», «Управлять бюджетом по Торговым точкам на Территории ответственности», «Анализировать особенности Торговых точек ключевых клиентов на Территории ответственности»;
- сокращение затрат на выполнение оставшихся функций;
- совершенствование функциональных взаимосвязей территориального менеджера с другими функциональными подразделениями организации на основе нормативной схемы функциональных взаимосвязей (см. табл. 6).