1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Для того, чтобы выбрать комплекс задач автоматизации рассмотрим деятельность фирмы в разрезе технологии IDEF.

Основным бизнес-процессом ООО «ЕвроОдежда» является торговля одеждой и сопутствующими товарами. Характеристика данного процесса приведена на рис. 1.2.1.

Декомпозиция данного процесса приведена на рис. 1.2.2.

Таким образом, в соответствии с приведенной схемой, процесс продажи одежды состоит из следующих продпроцессов:

1. Подбор клиентов фасона, модели одежды;
2. Подбор размера ( с помощью продавца-консультанта);
3. Примерка;
4. Оплата товара.

Первые два процесса могут повторяться некоторое количество раз, в соответствии с запросами покупателя. Однако, для того, чтобы клиент мог выбрать одежду, он, прежде всего, должен каким-то образом попасть в магазин.

Приток клиентов может достигаться различными способами, и в фирме в настоящее время используется реклама в виде телевизионной рекламы, раздаче информационных листовок и баннеров на центральных улицах города. Однако реклама не дает ожидаемого эффекта, так как , во-первых , в данной сфере торговли существует значительная конкуренции, и во-вторых, как показывают некоторые исследования, многие люди уже не обращают внимания на рекламу и не верят ей.

В связи с этим возник вопрос об использовании притока клиентов в магазин другими способами, и в числе основного варианта рассматривается запуск части бизнеса во всемирной сети, то есть разработка и внедрение Интернет-магазина.

Достоинства и недостатки Интернет-магазина перед обычным магазином показаны в таблице 1.2.1.

Таблица 1.2.1

Сравнение Интернет и обычного магазина

Вид действия	Интернет-магазин	Обычный магазин
Открытие	Разовая оплата	Ежемесячная оплата аренды помещения
Ассортимент	Неограничен	Ограничен
Персонал	Минимум	Зависит от размеров магазина
Наличие посредников между Вами и покупателем	Отсутствуют	Присутствуют
Возможность развития	Высокая	Низкая
Затраты на увеличение продаж	Низкие	Высокие

Таким образом, внедрение он-лайновой формы торговли позволит обеспечить повышения объемов продаж при минимальных финансовых вложениях.

Все остальные бизнес-процессы в настоящее время не требуют автоматизации, либо уже автоматизированы (складской учет, учет работы поставщиками).

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач

Итак, для увеличения продаж и клиентской базы было бы целесообразно разработать Интернет-магазин, в котором можно будет ознакомиться с ассортиментом товаров, их наличием на складе в нужном количестве и сделать заказ, получить советы о подборе гардероба и информацию о наиболее актуальных тенденциях.

На сайте магазина можно разместить предложение о привозе одежды на примерку по Москве и ближайшему Подмосковью. Данную услугу можно осуществить так: клиент может выбрать понравившуюся ему одежду и вызвать менеджера, который привезет ее разных размеров. Если клиент сделает выбор, и он совершит покупку, то за выезд менеджера платить не придется. В случае отказа от покупки, клиент обязан будет заплатить менеджеру определенную сумму за выезд.

Так же можно предложить услугу с подгонкой одежды по фигуре. Одежду подгоняют по фигуре: делают необходимые замеры, принимают пожелания по допустимым изменениям дизайна, и, получив предоплату, привезут через пару дней готовый товар, доставка бесплатно.

В Интернет-магазине можно сделать раздел “Распродажа” и продавать в нем уцененные товары со скидкой. Купленную одежду всегда можно вернуть по почте или в саму фирму непосредственно.

Перед началом разработки необходимо сформировать набор данных, на которые будет опираться логика работы Интернет-магазина.

1. Входные информационные потоки:

а) для менеджера:

• Количество товара на складе;
• Ассортимент товара в продаже

б) для покупателя:

• Ассортимент товара в каталоге
• Цены на товары
• Новости и предложения дополнительных услуг
• Контактная информация фирмы

2. Выходные информационные потоки:

а) для менеджера:

• Заказы от клиентов;
• Оборот денежных средств;
• Документация о продаже товара;
• Состояние склада;
• Статистика продаж и заказов;

б) для клиента:

• Статистика покупок;
• Счета к оплате;

Наличие разделения между входными и выходными потоками, а так же деление пользователей магазина на две разные категории накладывает определенные и жесткие разграничения для разных частей магазина. То, что может выполнять менеджер, должно быть запрещено и недоступно покупателям. Задача менеджера – заполнять и вносить информацию о физическом наличии товаров на складе фирмы, об изменении цен и ассортименте. Это входные потоки.

Клиент же, в свою очередь, считывает ассортимент товаров в продаже, цены на них, информацию об услугах и новости фирмы. В итоге менеджер получает следующую информацию: список и состав заказов от клиентов, обороты денежных средств, факты продажи товара – выполнение заказа, общее состояние склада и статистика продаж. Клиенту предоставляется информация о сделанных им ранее заказов, и предоставляются счета на оплату.

Часть магазина, посвященная покупателю должна быть как можно более удобная и понятная в применении. Покупателю необходимо предоставлять выбор товара на его вкус и цвет, а так же удобство заполнения покупательской корзины и сохранение сделанного заказа. Не лишним будет для всего документооборота возможность автоматического формирования счета к оплате, чтобы клиент мог распечатать его у себя на компьютере и провести оплату удобным ему способом. Чтобы оценить общие затраты покупателю надо предоставлять историю заказов.

Создание Интернет-магазина дает фирме и клиентам ряд преимуществ:

• привлечение новых клиентов за счет общедоступности;
• более простое и быстрое оформление заказов (снижение количества менеджеров по обработке заказов);
• увеличение товарооборота, а соответственно и прибыли;
• более дешевая реклама через Интернет;
• развитие и популярность фирмы, учитывая большие темпы развития торговли в Интернете.

Наличие Интернет-магазина у фирмы обязывает организовать рабочие места для сотрудников с доступом в сеть Интернет с применением  ЭВМ. Как для управления содержимым магазина, так и для доступа к информации о заказах клиентов. На рабочих местах должны быть установлены и настроены браузеры, а на сервере организована защищенный доступ к Интернету. Доступ к Интернету возможен лишь при наличии вычислительной техники на всех местах, где это требуется по должности сотрудника.

1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Очевидно, что разработать и реализовать Интернет-магазин без применения вычислительной техники и информационных технологий не удастся.

Произведем временную оценку выполнения мероприятий в настоящее время, без применения средств автоматизации, и после начала работы Интернет-магазина.

Допустим, что в день в магазине покупает товар от 20 до 30 покупателей.  Следовательно, продавец должен каждый раз уточнить наличие товара на складе (пользуясь внутренней телефонной связью), заполнить счет-фактуры в трех экземплярах,  передать его для проверки  и регистрации в бухгалтерию, на подпись директору и потом клиенту и на склад для реализации – выдачи товара. Кроме того, ему необходимо оформить накладную для выдачи товара и счет для его оплаты.

Как показывает практика, наиболее затратным по временным показателям среди описанных является  процесс уточнения наличия товара, который занимает, в зависимости от количества позиций в заказе, от 15 до 45 минут. Следовательно, большую часть своего времени продавец тратит на согласование своей деятельности с работником склада. При указанном количестве покупателей в день на это может уйти от 5 до 22 часов. Естественно, один продавец с таким потоком не способен справиться, что ведет к необходимости большего количества сотрудников магазина, что в свою очередь, влечет больше финансовые затраты.

В результате проводимой автоматизации процесса продажи предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о товаре,  сократить время на уточнение сведений о нем, о клиентах, на передачу документов за счет их электронной формы, учет поступившего и выданного товара вести с использованием современных средств, а также значительно снизить затраты на рекламу (так как в сети Интернет она значительно дешевле), обеспечить клиентами круглосуточный  доступ к ассортименту магазина.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

Таблица 1.2.2.

Расчет эффекта внедрения

Действие	Клиент	Продавец	Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.	Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.
Подбор товара клиентом	Подбор товара	Поиск необходимого товара	30-40	5-10
Получение товара клиентом	Оплата	Сверка цен	35	3
Итого:			65 минут	13 минут

Таким образом, при существующей системе весь процесс может занимать около одного  часа, при этом еще нет гарантии, что клиент все-таки приобретет какую-либо вещь, но трудовые ресурсы (рабочее время продавца) расходуются безвозвратно. При внедрении Интернет-магазина, во-первых, это время сокращается, и клиент может изучать ассортимент магазина, тратя на это столько времени, сколько необходимо ему.

Кроме того, основными достоинствами автоматизации бизнес-процессов будут:

• централизованное хранение данных;
• исключение потери данных;
• структуризация данных;
• более оперативная обработка данных;
• выдача результатов в удобной форме на принтер и экран;
• легкое изменение данных;
• система авторизации (для менеджеров);
• сокращение времени оформления документов.