3. Аналитическая часть
3.1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
Эффективная загрузка рабочего времени специалиста означает соответствие структуры затрат этого времени целям и задачам, стоящим перед ним. Только при таком соответствии можно говорить о рациональном или нерациональном использовании рабочего времени.
Отличительной особенностью времени как ресурса является то, что его нельзя запасти впрок, и то, что оно расходуется помимо нашего желания. Личность может только управлять тем, на что оно расходуется. Поэтому, мы либо пытаемся управлять направлением наших временных затрат, либо пытаемся все выполнить одновременно и теряем намного больше времени.
Отечественные и зарубежные исследования показывают, что основной причиной дефицита времени личности является неумение выделить главное, на что необходимо его тратить в данный момент, и нежелание или неумение его планировать. Каждому из нас необходимо видеть общую картину и структуру своих дел и чувствовать, что ситуация находится под контролем. Данное положение помогает избавиться от постоянной спешки, избежать стрессовых состояний.
В настоящей главе я представлю анализ структуры затрат рабочего времени специалиста. Такой анализ будет проводиться на основе карты самофотографии рабочего времени специалиста.
Карта самофотографии рабочего времени специалиста (график работы 2/2)
| Часы наблюдений | День недели | |||||||
| ПН
17.02. |
ВТ
18.02. |
ПТ
21.02. |
СБ
22.02 |
ВТ
25.02. |
СР
26.02. |
СБ
29.02. |
||
| 1 | 9.00 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 |
| 9.15 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | |
| 9.30 | 09 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 10 | |
| 9.45 | 09 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 10 | |
| 10.00 | 08 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 10 | |
| 10.15 | 12 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 10 | |
| 10.30 | 03 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 10 | |
| 10.45 | 12 | 10 | 10 | 07 | 10 | 12 | 10 | |
| 11.00 | 10 | 10 | 10 | 07 | 10 | 12 | 10 | |
| 11.15 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 03 | 10 | |
| 11.30 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | |
| 11.45 | 10 | 12 | 07 | 10 | 12 | 10 | 12 | |
| 12.00 | 10 | 10 | 07 | 10 | 12 | 10 | 12 | |
| 12.15 | 10 | 10 | 07 | 10 | 12 | 10 | 12 | |
| 12.30 | 10 | 10 | 07 | 10 | 12 | 10 | 06 | |
| 12.45 | 10 | 10 | 09 | 10 | 09 | 10 | 06 | |
| 13.00 | 10 | 10 | 09 | 10 | 09 | 10 | 08 | |
| 13.15 | 05 | 10 | 10 | 12 | 03 | 10 | 08 | |
| 13.30 | 06 | 10 | 10 | 09 | 10 | 10 | 08 | |
| 13.45 | 09 | 10 | 10 | 12 | 10 | 07 | 08 | |
| 14.00 | 09 | 10 | 10 | 10 | 10 | 07 | 08 | |
| 14.15 | 11 | 07 | 10 | 10 | 10 | 07 | 07 | |
| 14.30 | 11 | 07 | 10 | 10 | 10 | 07 | 07 | |
| 14.45 | 10 | 07 | 10 | 10 | 10 | 12 | 07 | |
| 15.00 | 10 | 07 | 10 | 10 | 10 | 04 | 07 | |
| 15.15 | 10 | 10 | 07 | 10 | 10 | 04 | 10 | |
| 15.30 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 04 | 10 | |
| 15.45 | 10 | 10 | 10 | 10 | 12 | 04 | 10 | |
| 16.00 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 04 | 10 | |
| 16.15 | 10 | 10 | 10 | 12 | 10 | 09 | 10 | |
| 16.30 | 10 | 10 | 10 | 12 | 10 | 09 | 10 | |
| 16.45 | 07 | 10 | 10 | 12 | 10 | 08 | 10 | |
| 17.00 | 07 | 10 | 10 | 08 | 10 | 08 | 12 | |
| 17.15 | 07 | 12 | 10 | 08 | 10 | 08 | 08 | |
| 17.30 | 12 | 11 | 10 | 08 | 10 | 11 | 08 | |
| 17.45 | 12 | 11 | 12 | 08 | 10 | 11 | 08 | |
| 18.00 | 12 | 11 | 12 | 08 | 10 | 11 | 08 | |
| 2 | ВС
01.03. |
СР
04.03. |
ЧТ
05.03. |
ВС
08.03. |
ПН
09.03. |
ЧТ
12.03. |
ПТ
13.03 |
|
| 9.00 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 | 01 |
| 9.15 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | 02 | |
| 9.30 | 10 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 12 | |
| 9.45 | 10 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 12 | |
| 10.00 | 10 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 12 | |
| 10.15 | 10 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 10 | |
| 10.30 | 10 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 10 | |
| 10.45 | 10 | 10 | 10 | 12 | 10 | 10 | 10 | |
| 11.00 | 10 | 10 | 10 | 12 | 10 | 10 | 10 | |
| 11.15 | 10 | 10 | 10 | 03 | 10 | 10 | 10 | |
| 11.30 | 10 | 10 | 03 | 10 | 10 | 10 | 10 | |
| 11.45 | 12 | 12 | 12 | 10 | 12 | 12 | 10 | |
| 12.00 | 10 | 12 | 12 | 10 | 10 | 10 | 10 | |
| 12.15 | 10 | 12 | 12 | 10 | 10 | 10 | 07 | |
| 12.30 | 10 | 12 | 06 | 10 | 10 | 10 | 07 | |
| 12.45 | 10 | 09 | 06 | 10 | 10 | 10 | 07 | |
| 13.00 | 10 | 09 | 08 | 10 | 10 | 10 | 07 | |
| 13.15 | 10 | 03 | 08 | 10 | 10 | 10 | 09 | |
| 13.30 | 10 | 10 | 08 | 10 | 10 | 10 | 09 | |
| 13.45 | 10 | 10 | 08 | 07 | 10 | 10 | 05 | |
| 14.00 | 10 | 10 | 08 | 07 | 10 | 10 | 05 | |
| 14.15 | 07 | 10 | 07 | 07 | 07 | 07 | 10 | |
| 14.30 | 07 | 10 | 07 | 07 | 07 | 07 | 10 | |
| 14.45 | 07 | 10 | 07 | 12 | 07 | 07 | 10 | |
| 15.00 | 07 | 04 | 07 | 04 | 07 | 07 | 10 | |
| 15.15 | 10 | 04 | 10 | 04 | 10 | 10 | 10 | |
| 15.30 | 10 | 04 | 10 | 04 | 10 | 10 | 10 | |
| 15.45 | 10 | 04 | 10 | 04 | 10 | 10 | 10 | |
| 16.00 | 10 | 04 | 10 | 04 | 10 | 10 | 10 | |
| 16.15 | 10 | 07 | 10 | 09 | 10 | 10 | 07 | |
| 16.30 | 10 | 07 | 10 | 09 | 10 | 10 | 08 | |
| 16.45 | 10 | 07 | 10 | 08 | 10 | 10 | 08 | |
| 17.00 | 10 | 07 | 12 | 06 | 10 | 10 | 08 | |
| 17.15 | 12 | 08 | 08 | 06 | 12 | 12 | 08 | |
| 17.30 | 11 | 08 | 08 | 12 | 11 | 11 | 08 | |
| 17.45 | 11 | 08 | 08 | 12 | 11 | 11 | 12 | |
| 18.00 | 11 | 08 | 08 | 12 | 11 | 11 | 12 |
КЛАССИФИКАТОР
ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СПЕЦИАЛИСТА
| Перечень элементов затрат | Шифр затрат |
| Подготовка одноразовых материалов | 01 |
| Подготовка рабочего места | 02 |
| Консультации по работе(с технологом) | 03 |
| Повышение квалификации | 04 |
| Участие в совещаниях по теме | 05 |
| Заказ/покупка одноразовых материалов | 06 |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы) | 07 |
| Приём клиента(маникюр/педикюр) | 08 |
| Приём клиента(снятие) | 09 |
| Приём
клиента(снятие+маникюр/педикюр+покрытие) |
10 |
| Приём клиента(покрытие) | 11 |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 12 |
Обработка карт самофотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме:
Подготовка одноразовых материалов - 210 мин.
Подготовка рабочего места - 210 мин.
Консультации по работе(с технологом) - 60 мин.
Повышение квалификации - 225 мин.
Участие в совещаниях по теме - 15 мин.
Заказ/покупка одноразовых материалов - 60 мин.
Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы) - 765 мин.
Приём клиента(маникюр) - 780 мин.
Приём клиента(снятие) - 225 мин.
Приём клиента(снятие+маникюр+покрытие) - 4 080 мин.
Приём клиента(покрытие) - 255 мин.
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) - 720 мин.
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени специалиста равен:
Подготовка одноразовых материалов - 2,7%
Подготовка рабочего места - 2,7%
Консультации по работе(с технологом) - 0,7%
Повышение квалификации - 2,9%
Участие в совещаниях по теме - 0,1%
Заказ/покупка одноразовых материалов - 0,7%
Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы) - 10%
Приём клиента(маникюр/педикюр) - 10,2%
Приём клиента(снятие) - 3,3%
Приём клиента(снятие+маникюр/педикюр+покрытие) - 53,6%
Приём клиента(покрытие) - 3,3%
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) - 9,4%
На основании полученных данных заполняем таблицы 1, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.
При этом графа 2 таблицы 2 (плановые затраты) заполняется на основании экспертного опроса руководителя и специалистов соответствующей службы, с учетом их мнения о целесообразной структуре затрат рабочего времени. Экспертный опрос позволит определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций, порученных конкретному специалисту.
Таблица 1 Структура фактических затрат рабочего времени специалиста (руководителя)
| Наименование работ
(перечень элементов затрат) |
Всего за период наблюдения, мин | Удельный вес,
% |
| 1 | 2 | 3 |
| Подготовка одноразовых материалов | 210 | 2,7% |
| Подготовка рабочего места | 210 | 2,7% |
| Консультации по работе(с технологом) | 60 | 0,7% |
| Повышение квалификации | 225 | 2,9% |
| Участие в совещаниях по теме | 15 | 0,1% |
| Заказ/покупка одноразовых материалов | 60 | 0,7% |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы) | 765 | 10% |
| Приём
клиента(маникюр/педикюр ) |
780 | 10,2% |
| Приём клиента(снятие) | 225 | 3,3% |
| Приём
клиента(снятие+маникюр/ педикюр+покрытие) |
4080 | 53,6% |
| Приём клиента(покрытие) | 255 | 3,3% |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 720 | 9,4% |
Таблица 2 Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста (руководителя)
| Наименование работ
(перечень элементов затрат) |
Плановые затраты рабочего времени, мин | Фактические затраты рабочего времени, мин |
| Подготовка одноразовых материалов | 210 | 210 |
| Подготовка рабочего места | 210 | 210 |
| Консультации по работе(с технологом) | 50 | 60 |
| Повышение квалификации | 225 | 225 |
| Участие в совещаниях по теме | 15 | 15 |
| Заказ/покупка одноразовых материалов | 70 | 60 |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, физпаузы) | 765 | 765 |
| Приём
клиента(маникюр/педикюр ) |
780 | 780 |
| Приём клиента(снятие) | 225 | 225 |
| Приём
клиента(снятие+маникюр/ педикюр+покрытие) |
4080 | 4080 |
| Приём клиента(покрытие) | 200 | 255 |
| Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы) | 0 | 720 |
Для анализа рациональности использования рабочего времени специалиста компании ООО «Время Красоты» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблице 3, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 2.
Таблица 3
Анализ затрат рабочего времени за весь период
Мастер ногтевого сервиса (должность, выполняемые функции)
| Наименование работ
(перечень элементов затрат) |
Индек с
(шифр затрат ) |
Продолжительно сть работ, всего | В том числе | ||||
| Сократить нельзя | Можно
сократить или исключить |
||||||
| мин | % к итогу | мин | % к
продолжи тел ьности данной работы |
мин | % к
продо лжит ельно сти данно й работ ы |
||
| Подготовка одноразовых материалов | 01 | 210 | 2,7 | 105 | 50 | 105 | 50 |
| Подготовка рабочего места | 02 | 210 | 2,7 | 105 | 50 | 105 | 50 |
| Консультации по
работе(с технологом) |
03 | 60 | 0,7 | 30 | 50 | ||
| Повышение квалификации | 04 | 225 | 2,9 | 75 | 33,4 | 112,5 | 50 |
| Участие в совещаниях по теме | 05 | 15 | 0,1 | 7 | 46,7 | ||
| Заказ/покупка одноразовых материалов | 06 | 60 | 0,7 | 30 | 50 | 35 | 58,3 |
| Регламентирован ные перерывы
(обед, отдых, |
07 | 765 | 10 | 300 | 39,2 | ||
| физпаузы) | |||||||
| Приём
клиента(маникюр /педикюр) |
08 | 780 | 10,2 | 390 | 50 | 390 | 50 |
| Приём
клиента(снятие) |
09 | 225 | 3,3 | 112 | 49,7 | 112,5 | 50 |
| Приём клиента(снятие+м аникюр/педикюр +покрытие) | 10 | 4080 | 53,6 | 2040 | 50 | 2040 | 50 |
| Приём клиента(покрыти
е) |
11 | 255 | 3,3 | 100 | 39,2 | 100 | 39,2 |
| Потери рабочего времени
(нерегламентиров анные перерывы) |
12 | 720 | 9,4 | 300 | 41,6 |