Теоретические основы официального протокола и делового этикета, особенности планирования и организации программы пребывания иностранных делегаций на высшем и высоком уровне

В отечественной и зарубежной литературе существует  большое количество определений понятия «протокол», но, как правило, в традиционной связке со словом «дипломатический» :«Протокол является совокупностью правил поведения правительств и их представителей по официальным и неофициальным поводам»^[1].  Авторы данного определения, не ограничивают протокол лишь сферой профессиональной дипломатии.

Этим же подходом отличается формулировка  Л. Лойко: «Протокол означает совокупность правил, традиций, условностей, регламентирующих государственную и дипломатическую деятельность»^[2].

Применительно к практике конкретного государства названные правила, традиции и условности определяют понятием «государственный протокол».

Многие нормы государственного протокола тесно связаны и переплетены с нормами официального этикета (от фр .etiguette – ярлык, этикетка), т. е. общепринятыми правилами поведения официальных лиц в отношениях друг с другом и на публичных мероприятиях.

Важнейшей функцией протокола является установление правил взаимоотношений между государствами, регулирование дипломатической деятельности. Наиболее полное определение дипломатического протокола дает «Дипломатический словарь»: «Протокол дипломатический – совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, официальными лицами в международном общении».

В последние время, прежде всего в связи с ростом негосударственного сектора экономики, развитием коммерческой и предпринимательской деятельности, достаточно активно используется понятие «деловой протокол». В своей основе деловой протокол – это те же правила государственного и дипломатического протокола (порядок встреч и проводов, ведение переговоров, организация приемов и т. п.). Конечно, традиции делового общения менее регламентированы, более гибки и свободны.

Однако это вовсе не исключает строгого применения правил дипломатического протокола в деловых контактах, что не только не считается ошибкой, но скорее свидетельствует о высоком само- и взаимоуважении деловых людей[3]. Наконец, протоколом нередко именуют службу (совокупность служб), занимающихся организационным обеспечением государственных мероприятий и международных контактов.

Правила протокола исторически обусловлены. Они возникли из постоянных повторений и отбора тех традиций, обычаев и образцов поведения, которые в наибольшей степени способствовали атмосфере миролюбия в общении людей. С появлением государств и развитием отношений между ними появилась необходимость в упорядочении внешних форм публичной деятельности государственных институтов и организации межгосударственного общения на основе добрососедства. Эти функции и выполняют государственный и дипломатический протокол, развиваясь и эволюционируя с развитием объектов их применения.

Нормы дипломатического протокола являются международными. В их основе лежит признание государственного суверенитета, равенства, территориальной целостности, невмешательство во внутренние дела друг друга. Это проявляется, с одной стороны, в демонстрации властями страны аккредитации уважения к дипломатическому представителю того или иного государства, с другой – в таком же отношении диппредставителя к официальным лицам и учреждениям государства, в котором он аккредитован[4]. При всех различиях во взаимоотношениях между государствами общепризнано, что каждый дипломат пользуется в стране пребывания одинаковыми привилегиями и иммунитетами в соответствии с его рангом.

Некоторым нормам протокола международными правовыми актами придана юридическая сила. Однако большинство норм исходит из традиций международной вежливости, носит согласительный характер. Тем не менее, общепринятые правила протокола исполняются всеми государствами одинаково. Будучи заинтересованы в добрососедских отношениях, они демонстрируют эту заинтересованность, строго соблюдая протокольные условности в межгосударственных отношениях.

Помимо всего, соблюдение правил протокола основывается на принципе взаимности. Приняв представителя другого государства у себя в стране не на должном уровне, трудно рассчитывать на проявление гостеприимства к своему представителю за рубежом.

Протокол помогает демонстрировать уважение к другим государствам не в ущерб своему престижу, национальному достоинству и самобытности. Помимо унифицированных протокольных правил, которые имеют фактически характер международно-признанного обычая, существуют специфические правила официального протокола отдельных государств (государственный протокол). Их происхождение обусловлено национальными традициями, народными обрядами и ритуалами разных эпох[5].

Бережное отношение государств к своему культурному наследию, органически переплетенному с современной процедурой внешних сношений, значительно разнообразит и обогащает протокольную практику. К тому же выработка модели национального протокола – одно из важных средств формирования привлекательного имиджа государств (особенно молодых) за рубежом, их самоидентификации и узнаваемости в мировом сообществе.

Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Приезд в страну такой делегации является результатом большой подготовительной работы, взаимного изучения, сбора информации.

Стоит отметить, что визиты могут быть двух категорий: визиты на высшем уровне и визиты на высоком уровне.

К визитам на высшем уровне относятся:

1. визиты Глав государств;
2. визиты Глав правительств;
3. визиты делегаций, возглавляемых Главами государств, правительств.

К визитам на высоком уровне относятся:

1. визиты руководителей международных правительственных организаций;
2. визиты представителей руководства государств;
3. визиты официальных (специальных) представителей глав государств, правительств.

Отметим, что по    характеру приема визиты подразделяются на:

1. официальные визиты;
2. рабочие визиты;
3. неофициальные (частные) визиты;
4. визиты проездом.

Ежегодно по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов нашу страну посещают сотни зарубежных делегаций. Гостеприимство, тем более когда речь идет о зарубежных гостях, предполагает тщательную подготовку к их визиту, соблюдение общепринятых в таких случаях международных норм и правил этикета, что в конечном счете определяет перспективы дальнейшего международного сотрудничества[6].

Основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. При обеспечении визитов высшего и высокого уровня эти вопросы решаются по дипломатическим каналам. Подавляющее большинство зарубежных делегаций прибывают в  Россию по деловым однократным въездным – выездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Приглашение, необходимое для получения визы, оформляется на бланке приглашающей организации, подписывается руководителем и скрепляется печатью.

Кроме однократной визы существуют и    двукратная виза, которая  дает право иностранному гражданину два раза пересечь государственную границу  РФ при въезде и два раза при выезде из  РФ, многократная виза дает право на неоднократный (более двух раз) въезд в  РФ.

В зависимости от цели въезда иностранных граждан в Российскую Федерацию и цели их пребывания в Российской Федерации иностранным гражданам выдаются визы различных категорий: дипломатическая (ДП); служебная (СЛ); обыкновенная (О); транзитная (ТР1 или ТР2); виза временно проживающего лица (ВП)[7].

После решения организационных вопросов, связанных с процедурой приглашения иностранных гостей, окончательного согласования и подтверждения сроков предстоящего визита, принимающая сторона приступает к разработке программы пребывания зарубежной делегации. В подготовке программы пребывания делегаций на государственном уровне участие принимают обе стороны. Менее представительные визиты не требуют столь тщательной проработки программы, однако предполагают учет пожеланий зарубежных партнеров.

Отметим, что содержание программы зависит от того, кем организуется визит. Если делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания. Все остальное (питание, размещение в гостинице, культурно-развлекательные мероприятия и т. д.) оплачивается самими гостями. Конечно, это не освобождает принимающую сторону от оказания содействия в решении всех возникающих вопросов.

К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы:

• общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.

Общая программа представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания гостей в стране.

В подробной (рабочей) программе отражаются все организационнотехнические детали приема делегации. В частности, в программе необходимо предусмотреть:

• своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого местопроживания делегации;
• определение мест питания;
• персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
• содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
• получение и доставку багажа, транспортное обеспечение; помощь в размещении в гостинице;  работу переводчиков и т. д.

Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.

Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги  российского официального лица. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты. С учетом личных интересов и пожеланий планируется посещение музеев, театров, ярмарок, выставок, встречи с женскими коллективами и т. д.

Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято.

При наличии возможностей желательно отпечатать общую программу типографским способом на  русском языке и языке гостей на высококачественной бумаге малого формата и вручить всем членам делегации в начале визита. Типографским способом желательно изготовить и иные справочные материалы протокольного характера: схемы рассадки участников переговоров и участников официального обеда (завтрака); именные карточки на двух языках – большого формата – для обозначения мест за столом переговоров и малого формата (кувертные), устанавливаемые на столах приглашенных на обед (завтрак).

В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время. В противном случае временной сбой в одном звене программы вызывает цепную реакцию, вносит нервозность в работу людей, занятых в ее реализации.

Количественный и персональный состав лиц, встречающих зарубежную делегацию, определяется заранее с учетом уровня и значимости визита.

Однако независимо от уровня прибывающего в страну главы иностранной делегации организаторам визита необходимо придерживаться следующих протокольных правил. Статус официального встречающего лица должен соответствовать статусу приезжающего главы делегации. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой, участвующей впоследствии во всех представительских мероприятиях и мероприятиях, предусмотренных специально подготовленной для супруги гостя программой.

Высшим знаком внимания для приезжающих является их встреча у трапа самолета. Если у принимающей стороны такой возможности нет, то можно ограничиться встречей в зале прилета.

При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации. Если с ним приехала супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее. Вторым представляется сам и представляет супругу глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц – вначале женщин согласно протокольному старшинству (по нисходящей), затем в таком же порядке – мужчин. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита.

Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями. Женщины делают это по обоюдному желанию. В соответствии с нормами этикета хозяева вручают цветы дамам, прибывшим в составе делегации гостей.

Программа визита предполагает обеспечение гостей транспортом с целью доставки к месту проживания и дальнейших перемещений на все время пребывания в стране. Вид транспорта, степень его комфортабельности определяются количественным составом и официальным уровнем зарубежной делегации.

Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные[8]. Почетным считается место на заднем сиденье справа по ходу движения.

Машина подается правой дверцей, обращенной к тротуару. Первым садится в машину и выходит из нее почетный пассажир.

Правило, согласно которому первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения, распространяется и на многоместные автомобили.

При посадке гостей в автомобиль и выходе из него лица из состава делегации хозяев открывают, а затем закрывают за ними дверцу.

Рассмотри размещение гостей в местах проживания.

Комфортность размещения зарубежных гостей зависит от организационно-финансовых возможностей принимающей стороны. Можно сформулировать следующие общие правила, которых должны придерживаться хозяева при размещении зарубежной делегации.

До приезда зарубежных гостей следует убедиться в полной готовности помещений в будущих местах их проживания.

Заказывая места в гостинице, нужно заранее знать, сколько приезжает мужчин, сколько женщин, есть ли среди них супружеские пары. Хорошо в комнатах для дам поставить свежие цветы.

Долг вежливости хозяев – помочь зарубежным партнерам в оформлении необходимых документов.   Прощаясь, глава принимающей делегации договаривается с главой делегации гостей о визите вежливости (протокольном визите), если это не предусмотрено программой пребывания.

Стоит отметить, что центральное место в программе визита зарубежной делегации отводится деловой части. Ее содержание определяется прежде всего целью и характером визита. Важнейшим элементом деловой части визита являются переговоры, сопровождаемые подписанием совместных договоров, соглашений и других документов.   Деловая часть программы может также включать визиты вежливости, деловые беседы и встречи, проведение выставок, ярмарок, презентации совместного предприятия, участие гостей в международных конференциях, симпозиумах, пресс-конференции, интервью представителям СМИ, выступления по радио и телевидению и т. д.

Отметим, что неотъемлемая часть программы визита – это представительские мероприятия: официальный завтрак (ланч) или обед от имени руководителя принимающей делегации. Именно этот вид приема носит особо торжественный характер. Подробно правила подготовки и проведения приемов будут рассмотрены ниже.

Другие мероприятия культурной программы визитов, не имеющих статуса государственных, редко бывают протокольными, т. е. предполагающими обязательное присутствие официальных лиц. Это может быть знакомство с историческими достопримечательностями города, районами новостроек, осмотр выставок и музеев и т. д. Во время этих посещений гостей обязательно сопровождают представители принимающей стороны.

Порядок проводов зарубежной делегации должен соответствовать порядку ее встречи. Снижение уровня проводов по сравнению с уровнем встречи может быть расценено как проявление хозяевами неудовлетворенности итогами визита. Внесение некоторых непринципиальных изменений в порядок проводов допустимо лишь по желанию гостей. Это может быть вызвано поздним временем отбытия делегации, усталостью ее членов из-за насыщенности рабочей программы и т. д.

В случае, если делегация гостей отъезжает на автомобилях, проявлением хорошего тона будет, если кто-то из хозяев на своей автомашине проводит их до черты города (границы региона).

Таким образом, составлять программу пребывания гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Дипломатический протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам, потому как неправильная рассадка гостей, неверно подобранная форма одежды могут испортить отношения между деловыми партнерами.