ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство и архивоведения как отрасль деятельности человека прочно закрепились в нашей истории, как сфера, подразумевающая постоянные изменения и перемены.

На протяжении всей истории России архивы играли важную роль не только для государства, но и для сохранения как нашей истории, так и культуры. Многочисленные дела и документы являются для нас способом изучения и обогащения, удостоверения и подтверждения тех или иных фактов, фиксировании и документировании хода тех или иных событий, заключений свидетельств и подведений итогов. Документ, как носитель информации, закрепился как гарант точности и достоверности; как носитель с завершенной мыслью и смысловым содержанием, предназначенным для использования людьми в сфере социальной коммуникации; как источник правдивой, подлинной, структурированной и доступной для чтения и восприятия информации.

К сожалению, до наших дней сохранилось не так много документов. Вызвана эта потеря в том числе и из-за несовершенства систем хранения и обеспечения сохранности документов, отсутствию в древности методик и техник для продления жизни дел и создания благоприятных и безопасных условий их хранения, а также из-за банальной ограниченности в тех технологиях, которые могли бы поспособствовать сохранению этих документов в идеальном или же просто читаемом формате до наших дней.

Как и было упомянуто ранее, делопроизводство, как и любая отрасль человека, подвержена постоянным изменениям и переменам. На смену катакомбам и хранилищам, которые ранее служили человечеству для хранения тонн бумажных носителей и с важной информацией, пришли архивы и архивохранилища, изменилось содержание и внешний вид этих самых документов, поменялись способы обеспечения сохранности и ведения их учета. Способы и методики осуществления основной деятельности хранилищ с документами меняются постоянно и связано это в первую очередь с технологическим прогрессом, распространением и обмена опытом с другими деятелями, в том числе и иностранными. В наши дни на тему обеспечения сохранности документов проводят лекции и пишут научные работы. Однако, спустя года, неизменным остается одно лишь слово – архив.

Понятие архива стала неотъемлемой частью делопроизводства и архивоведения. Именно архивы являются местом хранения важной документации, где для всех присутствующих дел создается благоприятная атмосфера и обеспечивается их сохранность. Современные архивы осуществляют не только соблюдение всех норм и методик, способствующих обеспечению продолжительной службы деловых документов. Одна из важнейших задач архивов – комплектование и систематизация этих самых документов.

Комплектование – один из важнейших направлений деятельности современных архивов. Архив, как хранилище, которое постоянно пополняется новыми документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, просто нуждается в постоянном учетом и систематизировании. С помощью такой процедуры можно реорганизовать и подготовить место для хранения новых документов, что способствует продуктивной и грамотной реализации деятельности хранилищ.

Тема комплектования архивов на современном этапе как никогда актуальна. В наши дни появляются все новые и новые способы как продления жизни и обеспечения более длительного срока службы относительно новых документов, так и методы реставрации старых документов. Все это хоть и способствует благоприятные условия хранения, доступность и увеличивает продолжительность жизни дел, но создает дополнительную нагрузку на хранилища – документов, как хранящихся старых так постоянно поступающих и создаваемых новых, становится слишком много, что ставит под сомнение возможность вместить в архив все эти носители.

Цели же текущей работы, направленной для изучения понятия, основ и методик комплектования на примере «Архивного отдела Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области», являются: изучение основ и определений комплектования современных архивов, изучение нормативно-правовых аспектов комплектования, углубление в историю развития архивного дела в России и создание системы комплектования, изучение процессов комплектования архивов документами на современном этапе, углубление в процедуру комплектования и особенностей внутреннего распорядка рассматриваемого предприятия, диагностика его внутренних проблем, создание выводов о проделанных наблюдениях, составление рекомендаций и возможных совершенствований процедур комплектования рассматриваемого архива.

Объект исследования: организация комплектования документов в архивах Российской Федерации на примере Архивного отдела Администрации муниципального образования «Киришский район» Ленинградской области.

Предмет исследования: изучение основ комплектования архивов в Российской Федерации; изучение правил, методик и законодательных основ комплектования; изучение особенностей и истории Архивного отдела Администрации муниципального образования «Киришский район» Ленинградской области; анализ основ и особенностей комплектования рассматриваемого архива; выявление проблем в рассматриваемом архиве и поиск возможных путей для их решения.

Для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить литературу и Интернет-источники по данной теме.
2. Изучить законодательные основы и рекомендации по данной теме.
3. Рассмотреть примеры, рекомендации и методики комплектования архивов современности.
4. Изучить особенности внутреннего распорядка, кадрового состава и историю рассматриваемого архива.
5. Рассмотреть на практике особенности комплектования в рассматриваемом архиве.
6. Проанализировать недостатки в методике комплектования в рассматриваемом архиве и предложить пути решения.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА

1.1 Что такое комплектование архива?

1.1.1 Понятие комплектования

Роль архивов в современном обществе крайне важна и, пожалуй, именно наличие полноценной, единой и неоспоримой системы архивирования является ключевым отличием и достижением нашего века в сравнении с хранилищами древности. Архивы являются хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь как общества, так и государства, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации. Значение архивов определяется, прежде всего, составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением задач и функций, характерных современному архиву, а также которые возложены на них самим государством.

Архив, как один из способов сохранения знаний, является также средством воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Следует отметить, что организация, сам процесс комплектования архивных фондов непосредственно связаны с целым рядом объективных факторов, характеризующих развитие нашего общества на современном этапе, т.е. с теми изменениями, которые происходят в политической, экономической, социальной и других сферах общественной жизни. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной деятельности современных архивов, ведь именно этот процесс имеет непосредственную связь и огромное значение для главной и ключевой деятельности архива – хранение документов.

Комплектование – одно из важнейших направлений профессиональной деятельности современных архивов, как государственных, так и негосударственных. Само понятие комплектования, как система организации хранящихся документов, характерно не только для архивов. С проблемой хранения, организации и реорганизации хранилищ, выбора методов приема и передачи документов и недостатка мест для хранения сталкиваются также и библиотеки, музеи, галереи, выставочные центры и прочие организации и предприятия, которые, в том числе, не обязательно связаны с производственными и организационными процессами, что подчеркивает особую роль и важность процессов комплектования для организаций и предприятий, основная профессиональная деятельность заключается в хранении чего-либо, и даже не обязательно что это именно документы, дела, книги или же другие носители информации. Сама суть комплектования неразрывно связана с теми процессами, с которыми сталкиваются организации или же предприятия как государственные, так и не государственные, как общественного, так и ограниченного доступа и назначения в ходе своей профессиональной деятельности.

Комплектование архива – это систематическое пополнение хранилища архива документами и делами в соответствии с его профилем. Профиль архива – это определенный состав документов, определяемый в определенный архив. Назначение профиля происходит в соответствии с основной и единой классификацией документов Архивного фонда Российской Федерации.

Главная цель этих процессов – концентрация документов, относящихся к профилю архива в одном месте, в одном хранилище. Немаловажным является и цель создания систематизированного и организованного процесса хранения документов в архивах. Главнейшей задачи комплектования архива, как стадии организации хранения документов в хранилищах, является обеспечение качественного, систематизированного и организованного упорядочения документов.

Практическая польза таких процессов поистине неоценима, ведь она позволяет не просто грамотно упорядочить и разместить документы в хранилище, обеспечив дополнительные места для хранения, тем самым поспособствовав осуществлению основной профессиональной деятельности архивов, но и обеспечить удобство в использовании самого хранилища. Предположим, что в деятельности архивиста возникает определенная необходимость найти некий документ, как в такой ситуации сориентироваться сотруднику? Именно комплектование обеспечивает организованную и систематизированную систему хранения документов, благодаря которой возникает возможность с легкостью и с затратой меньшего количества собственных ресурсов (как сил, так и времени) выполнять свои обязанности на рабочем месте - в данном случае, речь идет об облегчении деятельности работника архива. Как итог, комплектование архивов, по мимо всего прочего, позволяет значительно упростить работу сотрудников архивов, привнеся систематизированное хранение.

Как уже упоминалось ранее, основой комплектования архивов является общая, единая и неоспоримая классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что система организации хранения документов в архивах образует собой целую сплоченную и организованную схему, основная суть которой состоит в создании четких правил и методик по организации и определении мест хранения определенных фондов дел. Такая схема знаменует собой создание целой классификации архивов, отличающихся друг от друга профилем хранения. Таким образом, следует заметить, что само комплектования на современном этапе напрямую зависит и основывается на деятельности государства, что проявляется в создании классификаций, правил и методик хранения и хранящихся документов.

Процесс по передачи документов в архив четко регламентирован и диктуется, а также контролируется, государством на основе изданных законов. Так, регламентируется, что до передачи документов в государственные и негосударственные архивы они хранятся у фондообразователей в местных, ведомственных или частных архивах.

Сама же работа по осуществлению комплектования архивов документами складывается из следующих пунктов:

• установление профиля определенного архива;
• определение источников комплектования документами;
• определение состава документов, подлежащих хранению в конкретном архиве, в соответствии с присвоенным ему профилем;
• организация комплектования (передача назначенных документов в определенный архив, в соответствии с его профилем).

1.1.2 Законодательные основы комплектования

Архивное дело – древняя и постоянно развивающаяся сфера деятельности. Начиная с Древней Руси, появляется необходимость документирования, учета и хранения царских и хронологических документов. Первые документы могли быть представлены как в виде отдельных листов бумаги и связки листов, скрепляемых, как правило, печатями, так и в виде бересты. Такие виды документов, очевидно, не отличались устойчивостью. Страдала также и система хранения и перемещения таких дел – дела часто хранились в деревянных легко поджигаемых зданиях, катакомбах и подвалах, а во время передвижения дел по стране, гонцы и соответствующие службы часто подвергались набегам и кражи этих дел. Не говоря уже и о том, что дела можно было просто подделать при надобности.

Безусловно, такая простая и примитивная для наших дней система нуждалась в реформировании. Появлялись первые шкафы и сейфы, папки и связки из кожи, печати, подписи и прочие методы верификации официальности документов. Особу роль во всем этом играло применение национального герба, который распространялся на документах в виде печатей, марок и штампов. С помощью них можно было невооруженным глазом определить подлинность и официальность дел, изданных или утвержденных царем. Однако даже такое кардинальное изменение в системе делопроизводства не избавляло от чрезвычайных ситуаций, происходящих в этой системе. Со временем сохранились и кражи дел, участились случаи природных и стихийных бедствий, которые, несомненно, могут привести к потери или же к разрушению документов, к которым в ходе развития прибавились и техногенные, а также спровоцированные людьми катастрофы.

Не могли пройти без последствий и проходящие на территории государства войны, в ходе которых за всю историю России было утеряно, уничтожено или использовано не по назначению документов. Безусловно, такие случаи стали настоящей трагедией не только для архивистов и работников, связанных с документацией, но и для государства и его жителей, ведь потеряно было бесчисленное количество дел как личной, так и исторической ценности.

Для предотвращения ущерба от потери документов или случаев возникновения потенциальной опасности необходимо было создать систему, которая могла быть обеспечить сохранность дел, введя новые способы их физической защиты, а также ввести свод законов, правил, норм и инструкций по работе с документами в рамках и за пределами места их хранения. Такая система могла бы в корне изменить подход к деятельности архивов.

Государство, как основной и важнейший законодательный и правоохранительный орган страны, распространяет свое влияние не только на жизнь граждан, дабы осуществить и защитить права и свободы простого человека. Немаловажной является и роль государства в создании централизированной системы правил и норм, распространяющихся также и на профессиональные сферы деятельности граждан.

Да, роль государства в формировании нормативно-правовой специфики в профессиональной деятельности человека на современном этапе просто неоценима. Государственное влияние в сфере документационной деятельности позволяет вносить четкие, единые, неоспоримые и обязательные для исполнения нормы и правила, направленные не только на создание системы защиты документов от непредвиденных и чрезвычайных случаев, но и на защиту интересов и свобод как простых граждан, обращающихся в архивы, но и их работников.

До создания подобных систем в России, как было затронуто ранее, существовала крупнейшая угроза для документов. Следовательно, делаем вывод, что делопроизводство, как сфера, прочно закрепившаяся как в жизни государства, так и в развитии и распространении исторических и культурных ценностей, просто нуждается в единой системе нормативно-правовой защиты.

Законодательной базой современного делопроизводства в России на современном этапе, несомненно, принято считать Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон, хоть и принятый относительно недавно, а также не подвергаемый значительным и колоссальным изменениям и правкам, принято считать законодательной базой в сфере архивного дела и делопроизводства, и не зря. Именно Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» привнес в эту сферу ту законодательную базу, в которой она так нуждалась еще со времен Древней Руси. Принятый 22 октября 2004 года Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» вносится, рассматриваются и регламентируются следующие положения и темы:

• определение состава Архивного фонда Российской Федерации;
• определение формы собственности документов (государственная, муниципальные или частные), определяемые к хранению;
• права собственности и особенности хранения, оборота, приема, передачи и перемещения архивных документов;
• особенности правового положения архивных документов;
• хранение и учет архивных документов;
• определение сроков хранения архивных документов;
• комплектование архивов архивными документами и так далее.

Стоит отметить, что Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» играет важную роль для определения, контролирования и действия системы комплектования архивов в современной России. Закон определяет источники комплектования государственных и муниципальных архивов, обязывает составлять списки источников комплектования и договора с негосударственными организациями и гражданами, регламентирует передачу документов на постоянное хранение, устанавливает сроки временного хранения документов, а так же документов по личному составу, до передачи их в государственный архив на постоянное хранение, устанавливает обязанности государственных органов по комплектованию государственных архивов документами.

Так, 5 глава Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» («Комплектование архивов архивными документами») вносит определенные правила и основу знаний и положений о комплектовании архивов. Согласно статье 20 данной главы, следует, что государственные и муниципальные архивы перед передачей документов в архив создают их списки, составляемые на основе профиля архива, а также, если дела передаются в негосударственные или частные хранилища, составляется соответствующий договор передачи. При получении и в течении хранения переданных документов, в архиве производится экспертиза ценности этих документов, в следствии чего устанавливаются их сроки хранения. Сроки хранения для документов устанавливаются в соответствии со Статьей 21.1, для документов временного (непостоянного) хранения – Статья 22, по личному составу – 22.1. Также статья 23 вводит четкие обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» имеет базовое значение для законов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности.

1.1.3 Нормативные и правовые аспекты комплектования архивов

Как уже неоднократно затрагивалось ранее, Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» является основным и единственной и совершенной опорой работы архивов России на современном этапе их существования. Представленный Закон представляет собой не только нормативно-правовую базу как для работников архивов, так и их посетителей, представляющих собой зачастую простых граждан, обеспечивающую и защищающая их интересы, права и свободы в пределах и за пределами архивов, но, что важно для рассматриваемой в данной работе теме, регламентирует и контролирует основные нормы и положения по комплектования архивов документами.

Комплектование архивов организаций складывается из следующих положений и этапов:

• определение источников комплектования архива;
• определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• организация передачи документов в архив.

Также, что важно, комплектование архивов складывается и происходит при помощи следующих процессов:

• проведение экспертизы ценности как при поступлении новых документов, так и для уже хранящихся на регулярной основе;
• создание топографических указателей в хранилищах архивов;
• создание и ведение списков и отчетов как хранящихся, так и поступающих документов;
• создание архивных описей и характеристик, отражающих степень загруженности его хранилищ, а также фондов и фондообразователей хранящихся документов;
• создание отчетности о передвижении и использовании архивных документов (поступающих, хранящихся, передаваемых, использующихся, перемещающихся и так далее);
• соблюдение основных норм и правил по использованию документов, обеспечивающих их сохранность, введение контроля за соблюдением этих правил, а также введение мер наказаний и ответственности за их нарушения;
• создание системы ограниченного доступа к особо охраняемым документам при необходимости;
• определение наиболее важных и ценных документов путем проведения экспертизы ценности, обеспечения им особых условий охраны и защиты при необходимости;
• организация хранения особо ценных документов таким образом, чтобы при начале чрезвычайных и непредвиденных случаев (пожаров, наводнений, землетрясений и тому подобных) для грамотной координации при их спасении;
• установление сроков хранения документов путем проведения экспертизы ценности, а также в соответствии с типом документов, а также профилем архива и так далее.

Архивы постоянно комплектуются новыми различными документами. Согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации», источником комплектования государственного архива могут выступать: Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Организации, предприятия или учреждения, из которых поступают документы для комплектования архива условно можно разделить на две группы: на те, которые обязаны это делать, а также на те, которые могут делать это на добровольной основе, но могут и отказаться от этого.

Перечень организаций, которые обязаны пополнять государственные архивы своей документацией, регламентируется в вышеупомянутом Законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Так, среди организаций, обязующихся передавать свои документы в государственные архивы, значатся те, в ходе деятельности которой образуются документы Архивного фонда Российской Федерации. Такие организации передают свои документы в момент истечения их временного срока хранения, в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Но также возможна и досрочная сдача таких документов при риске их утраты, уничтожения или же износа.

Те же организации, которые не обладают обязательством сдачи своих документов в государственный архив, могут осуществить передачу по собственному желанию, на основании специального договора передачи, который включает следующие данные: срок хранения, вид и назначение документов, за какой год и какого срока хранение передает организация, безвозмездность передачи, в присутствии каких сотрудников проводится передача документов постоянного хранения и по личному составу, кто берет на себя подготовку документов для передачи в архив, порядок действия сторон при реорганизации организации, обязанность и ответственность сторон, срок действия договора.

Документы, которые организации, не обязанные осуществлять передачу своей документации на хранение, не желают передавать для комплектования рано или поздно могут столкнуться с ситуацией безысходности, когда эти документы передать просто необходимо. Такие ситуации могут произойти в случае ликвидации организации. В таком случае, документы ликвидированной или подлежащей ликвидированию организации передают свои документы архиву на основе дарения. Если во время действия организации она могла осуществить передачу выбранных дел на основании специального договора на депозитарный (непостоянный) и на постоянный (безвозмездный) срок, в случае же с ликвидацией предприятия, организация лишена такого выбора, и, скорее всего, вся ее документация будет передана на постоянное хранения во избежание утраты или потери этих документов.

Экспертиза ценности – важный и нужный этап деятельности архивов, в ходе которого специально обученными экспертами производится специализированный процесс по изучению ценности документов, с выявлением как их значимости и актуальности, так и их состояния, условия их хранения, их сроков хранения, а также возможностей их передачи, воссоздания и копирования. Благодаря экспертизе ценности можно определить возможность продолжения хранения определенных документов. Так, если документы утратили свою актуальности и их существование не несет в себе исторической, культурной, социальной или хронологической ценности, то такие документы, по решению и тогам экспертизы ценности, могут быть либо переданы на хранение в другое место, либо и вовсе уничтожены.

Архивы стали важной частью нашего общества и нашего Государства и единственное, а также первостепенное отличие архивов современности от хранилищ прошлого заключается не только в наличии законов в этой сфере, но также и в существовании систем отчетов. Неудивительно, что в процессах комплектования и хранения документов немаловажную, а порой и первостепенную роль играет ведение отчетности.

Для грамотного и эффективного ориентирования в хранилище архива создаются специализированные перечни, предназначенные для отметки хранящихся фондов дел в отдельном шкафу с указанием конкретной полки хранения определенного дела. Топографический указатель – специализированный и необходимый для современных архивов документ, созданный для точного определения места размещения архивных фондов и дел вплоть до конкретного шкафа и полки. Основная функция такого указателя – оперативный и эффективный поиск документов и дел в хранилище архива. Роль топографических указателей заключается не только в обеспечении более эффективного поиска документов в необходимый момент, но и, что важно для рассматриваемой в данной работе теме, в обеспечении грамотного хранения документов в архиве, что обеспечивает более успешное его комплектование.

Также для осуществления более качественной системы комплектования и организации хранящихся дел в архиве создают архивные описи. Архивная опись – справочник, составляемый в архиве с целью создания систематизированного перечня единиц хранения архивного фонда и предназначенный для раскрытия и учета их содержания. Подобная опись создается раз в год. Помимо всего прочего, в состав описи входят: заголовок дела (тома или части), его индекс, дата составления или поступления дела в архив, количество листов внутри дела, сроки его хранения, а также необходимые примечания. Архивные описи позволяют вести актуальные, что осуществляется благодаря ежегодной проверке архива, списки документов с их подробной характеристикой (с указанием их дат создания и сроков хранения, количества листов и идентификационных отличий), что безусловно способствует осуществлению качественной системы хранения и комплектования хранилищ архивов.

1.2 Специфика и особенности комплектования

1.2.1 Типология хранящихся и поступающих документов

Создание систематической типологии видов подлежащих к хранению документов играет большую роль в современном делопроизводстве. Ведь, в первую очередь, важно понимать, что мы собираемся хранить. Какие документы конкретно будут пополнять хранилище архива на постоянной основе? Какова специфика их хранения? Какую важность они имеют для архива, предприятия или государства? Какую ценность они имеют? Сколько они будут хранится? На эти и многие другие вопросы позволяет ответить типология подлежащих к хранению документов и дел.

Согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации», в состав Архивного фонда Российской Федерации, дела которого подлежат хранению в архивах в обязательном порядке, входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Среди типовых управленческих документов на постоянное хранения в архив переходят:

• нормативно-правовые документы: решения Думы, постановления администрации города, районной администрации, распоряжения Главы города;
• учредительные документы: устав, документ о создании и др.;
• распорядительные документы: распоряжения и приказы по основной деятельности;
• решения коллегиальных органов: протоколы коллегий, советов, комиссий, совещаний у руководителей;
• годовые отчеты по основной деятельности организации;
• годовые финансовые отчеты;
• штатное расписание;
• сметы расходов и доходов;
• аналитические отчеты;
• коллективный договор,

а также другие документы, определяющие основную деятельность организации и предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.

Во время ликвидации организации в архив для комплектования поступают следующие документы фирмы:

• управленческие документы;
• штатные расписания;
• списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов;
• приказы и распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов или, в случае их отсутствия, договоры, контракты, трудовые соглашения;
• личные карточки по учету кадров формы Т-2 (в т.ч. временных работников);
• личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.);
• журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги;
• табели и наряды работников вредных профессий;
• списки сотрудников, занятых на вредном производстве;
• лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы;
• невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);
• акты о несчастных случаях.

Также среди документов личного происхождения постоянному хранению в архиве подлежат:

• личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;
• документы общественной деятельности;
• документы о творческой деятельности;
• документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;
• переписки: письма, открытки;
• изобразительные документы;
• фотоальбомы и фотографии;
• фоно-, видеозаписи;
• документы о членах семьи и близких родственниках;
• коллекции.

Далее ознакомимся с теми документами, с которыми архивы сталкиваются постоянно в ходе своей профессиональной деятельности, и которые играют и, в каком-то смысле, имеют тесную связь с комплектованием современных архивов.

Документы по личному составу – вид архивных документов, которые затрагивают трудовые отношения между сотрудником (работником) и его руководителем (работодателем). К таким документам относят все дела, касающиеся конкретного сотрудника в рамках его деятельности. К таким документам относят: приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение), личные дела, личные карточки, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, табели учета рабочего времени, трудовые договоры, документы о прохождении учёбы и подтверждающие полученное образование, документы по аттестации и установлению квалификации. Такие дела хранятся в личном деле работника, так как именно они отражают его деятельность и информацию о ней в конкретном предприятии.

Документы Архивного фонда Российской Федерации – вид архивных документов, которые прошли экспертизу ценности, были поставлены на государственный учет и подлежат постоянному хранению в архивах. Согласно Закон «Об архивном деле в Российской Федерации», экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Включение документов, находящихся в частной собственности в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником архивных документов и государственным или муниципальным архивом. Дела Архивного фонда РФ являются совокупностью документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа России, и имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение как для Государства, так и для народа России.

Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. Для определения особо ценных документов экспертизой ценности уделяется особое внимание на следующие критерии документа: значение учреждения и фондообразователя, авторство документа (особое внимание на исторических политических, культурных или научных деятелей), время создания документа (определение его исторической ценности), ценность хранящейся информации в документе (определение значимости документа со стороны затронутых в нем явлений, фактов или событий), юридическая сила и подлинность документа, художественные и палеографические особенности документов.

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Типология хранящихся документов позволяет определить профиль архива, его направленность, сроки их хранения и их особенности, а также специфику их хранения. Определяя вид документа, можно также и упростить работу с ними – организовать конкретные правила и нормы, рассчитанные для определенных видов дел. Для осуществления грамотного комплектования в архиве определение видов документов позволяет создать и осуществлять контроль за системой их хранения, определив сроки их хранения.

1.2.2 Определение сроков хранения документов

В данной работе уже неоднократно затрагивалась тема определения сроков хранения документов. В действительности, сроки хранения создаются для определения рамок нахождения тех или иных документов в конкретном архиве. Определение сроков хранения помогает осуществлять количество того времени, которое будут хранится те или иные дела с целью организации более грамотного и рационального хранения их в архиве. Сроки хранения документов являются основой в большинстве архивных отчетностей, создаваемых, как уже и затрагивалось ранее, с целью обеспечения и осуществления комплектования в архивах.

Основополагающим документом, определяющим сроки хранения тех или иных типов документов, что неудивительно, является уже упоминаемый Закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно вышеупомянутому Федеральному Закону, в архивах организаций устанавливаются следующие сроки хранения для конкретных указанных видов документации:

• Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет;
• Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет;
• По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов;
• Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения;
• Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

А также для Архивного фонда Российской Федерации:

• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
• для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Также для архивов организаций и предприятий, для грамотного осуществления как комплектования, так и делопроизводственной их деятельности, вводятся следующие рекомендательные сроки хранения для конкретных хранящихся документов и дел:

• 1 год: свидетельства о регистрации в налоговой ИП или компании или снятии с учета; правила трудового распорядка на предприятии;
• 3 года: графики отпусков;
• 5 лет: кассовые документы; налоговые декларации; книги учета доходов, доходов и расходов; авансовые отчеты; кадровые табели и журналы учета отработанного времени;
• 45 лет: бумаги о травмах и несчастных случаях на предприятии;
• 50 лет: расчёты по страховым взносам; трудовые договоры; личные карточки и личные дела сотрудников; при опасном производстве — кадровые табели и журналы учета отработанного времени; забытые оригиналы документов работников;
• постоянное хранение: уставы компании, протоколы собраний; бухотчетность; ликвидационные бумаги; штатное расписание.

Можно отметить, что Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» играет важную роль для формирования и определения сроков хранения различных видов документов. Можно также заметить, что посредством реформирования и изменения Закона, также вводятся и новые сроки хранения. Это можно заметить по отдельному пункту, касающегося сроков хранения документов, созданных до и после 2003 года.

Итак, проанализировав вышеуказанные особенности хранения документов в архивах можно сказать, что каждый вид документа имеет свои сроки и специфику хранения. Такая особенность позволяет не только создавать и находить грамотные пути к организации хранения дел в архивах и комплектования в хранилище, но и, что особенно важно для делопроизводства на современном этапе, проводить экспертизу ценности с определением актуальных и невостребованных образцов, а также вести подробную и точную учетную документацию с описательными подробностями о хранящихся в архиве документах с указанием сроков их хранения.

1.2.3 Правила организации документов в архиве

В ходе деятельности любой организации рано или поздно образуется достаточное количество определенной документации. Многие ценные бумаги, затрагивающие основные приказы руководителей, отчеты о работе с кадрами, требуют длительного, а то и постоянного хранения. Сохранить, укомплектовать и систематизировать документы в организации для удобного дальнейшего использования без архива на современном этапе просто невозможно.

Архив организации – структурное подразделение внутри организации, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Такие архивы принимают и хранят документы, связанные и отражающие основную производственную и профессиональную деятельность организации, с целью дальнейшего использования содержащейся в них ретроспективной информации.

Согласно Федеральному Закону «Об архивном деле в Российской Федерации», сохранять свои документы обязаны как органы власти, так и коммерческие и частные организации. Согласно новому порядку, принятому и введенному в действие с 31.07.23 г. в Приказе Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать местные архивохранилища в виде отдельных учреждений или структурных подразделений, в которых будет осуществляться хранение архивных документов.

Для осуществления архивной деятельности в организации следует разработать свод нормативных актов и положений, положений о структурном подразделении в организации, которому была поручена архивная деятельность. Для создания таких правил, в первую очередь, необходимо опираться на действующие Законы Российской Федерации. Ведь именно согласование с Законами РФ при создании местных законов, норм и положений об архивной деятельности в конкретной организации можно достичь единой, комплексной и неоспоримой системы хранения, оснастив архив всеми теми знаниями и правилами, которые необходимы для осуществления грамотной, продуктивной и подкрепленной законом системы существования современных архивов, а также обеспечить сохранность и безопасность хранящихся и поступающих документов. При создании таких сводок, архивам их работникам и руководителям рекомендуется опираться на следующие нормативные требования из соответствующих Законов, приказов и иных документов:

• Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236;
• Инструкция по применению Перечня в п. 2, утвержденная приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 237;
• Правила для архивного фонда, утвержденный приказом Росархива от 31.07.2023 г. № 77;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 2 марта 2020 года №24;
• Примерное положение об архиве организации, утвержденный Приказом Росархива от 11.04.2018 г. № 42.

Нормативно-правовой акт — это официальный и имеющий юридическую силу документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение и отмену правовых норм.

Номенклатура дел — это систематизированный и структурированный перечень наименований дел, которые образуются в организации в ходе ее деятельности. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве. Номенклатура дел нужна для быстрого поиска документов по их видам, распределения изданных документов по делам, установления их сроков хранения, создания справочников и указателей хранящихся документов.

Основоположником и опорой формирования как основных, так и полных правил работы современных архивов, помимо неоднократно затрагиваемого Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», является свод правил, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002 года, под названием «Основные правила работы архивов организаций». Данные правила включают такие рекомендательные основы как: комплектование архивов, правила по обеспечению сохранности документов, как проводить экспертизу ценности, понятия, виды и задачи архивов, как организовать документы в архиве, как вести учет документов в архиве, как организовать и контролировать работу архивов.

Согласно своду «Основные правила работы архивов организаций», для обеспечения качественного комплектования и организованного хранения в архивах, рекомендуется объединять соответствующие по сути и содержанию документы в дела под руководством руководителя архива и в соответствии с рекомендательными и законодательными регламентами. Помимо всего прочего, свод также рекомендует вести учет документов с помощью описей м списков поступления, передачи и перемещения дел, что обеспечивает грамотное соблюдение комплектование в архивах.

Архивам для осуществления грамотного комплектования строго обозначается правило по соблюдению сроков хранения. Руководителем архива не может самостоятельно приниматься решение по уничтожению документов, даже если срок их хранения истек. Такое решение приравнивается к нарушению и карается административным наказанием.

Для грамотного и законного осуществления работы архива в организации, а также для дальнейшего спланированного осуществления комплектования, создаются пошаговые алгоритмы по созданию архивов. Один из алгоритмов предлагает следующие рекомендательные шаги:

1. Необходимо разработать положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 года № 42). Обязательно

ознакомить с локальным актом ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).

1. Обязательно издать приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам.
2. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса.
3. Важно сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями.
4. Нужно выпустить приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии экспертная комиссия собирается ежегодно, для осуществления грамотного комплектования и обеспечения свободного места для новых поступающих и издаваемых документов.
5. Комиссия обязуется проводить инвентаризацию и определять ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
6. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
7. Также необходимо утвердить график по передаче дел в архив.

Итак, для организации документов в архиве издаются своды и перечни правил, помогающие руководителям архивов и главам организаций. С помощью такой информации, в архивах обеспечивается грамотное, централизованное, понятное, систематизированное и организованное хранение документов и дел.

2 КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ МО «КИРИШСКИЙ РАЙОН»

2.1 Комплектование рассматриваемого архива

2.1.1 История организации

Городской архив города Кириши, являясь структурой администрации Киришского района, имеет неразрывную связь с администрацией города. Архив постоянно пополняется и комплектуется новыми документами и формирует дела под чутким руководством и надзором администрации.

Начало своей деятельности архив города берет с образования администрации района. Неудивительно, что с начала полного действия города Кириши, как полноценного субъекта Ленинградской области, появилась необходимость создания системы хранения создаваемой документации.

На основании постановления президиума Леноблисполкома от 12 февраля 1932 года при исполкомах районных Советов области созданы районные государственные архивы. Постановлением Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938 года архивные органы были переданы в ведение НКВД СССР (с 1946 года – МВД). Киришский районный государственный архив вошел в состав районного отдела НКВД по Ленинградской области.

Точная дата образования Киришского районного государственного архива не установлена. Первые документы, которыми располагает райгосархив (планы работы райгосархива, отчеты, дела фондов, карточки фондов) относятся к 1951 году. В отчете о работе райгосархива за 1952 год указано, что он находился в поселке Будогощь, размещался на нижнем этаже здания районного отдела МВД, в помещении 23,3 кв. м.

По Указу Президиума Верховного Совета РСФСР от 1 февраля 1963 год была произведена крупная реформа административно-территориального деления Ленинградской области. Киришский район был упразднен.

Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 12 января 1965 года вновь в прежних границах образован Киришский район. На основании решения исполкома Киришского райсовета депутатов трудящихся от 27 июля 1965 года № 1/3 госархив вновь перешел в его подчинение.

На основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 26 января 1967 года «Об отнесении г. Кириши Киришского района Ленинградской области к категории городов областного подчинения» г. Кириши отнесен к категории городов областного подчинения. Киришский городской и Киришский районный Советы объединены в Киришский городской Совет депутатов трудящихся. Киришский районный государственный архив с января 1967 года переименован в Киришский городской государственный с подчинением исполкому Киришского городского Совета депутатов трудящихся.

18 сентября 1972 года при исполкоме Киришского городского Совета депутатов трудящихся был создан объединенный междуведомственный архив документов по личному составу.

В соответствии с Конституцией СССР, принятой 7 октября 1977 года, Киришский городской Совет депутатов трудящихся, был переименован в Киришский городской Совет народных депутатов Ленинградской области. Соответственно стал именоваться – городской государственный архив исполнительного комитета Архивный отдел являлся структурным подразделением местного самоуправления в составе мэрии г. Кириши Киришского района, подчинялся управляющему делами мэрии (постановления мэрии г. Кириши от 15 января 1992 года № 4 и от 27 марта 1992 года № 35).

С 30 мая 1997 года в связи с ликвидацией администрации Киришского района и образованием администрации муниципального образования «Киришский район» на основании решения собрания представителей – муниципалитета муниципального образования «Киришский район» от 23 апреля 1997 года № 5/28 «О структуре Администрации муниципального образования «Киришский район», постановления Администрации муниципального образования «Киришский район» от 7 июля 1997 года № 104, архивный отдел вошёл в структуру администрации муниципального образования «Киришский район».

Решением Совета депутатов Киришского муниципального района Ленинградской области от 13 декабря 2005 года № 5/20 «Об администрации Киришского муниципального района» МУ «Администрация МО «Киришский район» с 1 января 2006 года переименовано в муниципальное учреждение «Администрация муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области». В соответствии с уставом Киришского муниципального района администрация Киришского муниципального района является исполнительным и распорядительным органом местного самоуправления, а также муниципальным учреждением, созданным для осуществления управленческих функций на территории Киришского муниципального района. В соответствии с уставом Киришского муниципального района администрация наделена полномочиями по решению вопросов местного значения. Также ей переданы полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий. В структуру администрации вошёл архивный отдел без статуса юридического лица и с функциями муниципального архива.

На основании решения муниципального учреждения «Совет депутатов муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области от 23 ноября 2011 г. № 29/173 муниципальное учреждение «Администрация муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области» переименовано в Администрацию муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области. Архивный отдел вошёл в структуру Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области и стал именоваться архивным отделом Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области.

В наши дни Архивный отдел администрации Киришского муниципального района, как и сама администрация города, ведут активную деятельность по осуществлению хранения, комплектования, защиты и применения всей задокументированной и записанной информации, имеющей социальное, политическое, историческое, экономическое и государственное значение как для самого города, так и для всего района.

2.1.2 Особенности внутреннего распорядка и комплектования

Администрация Киришского муниципального района располагается в городе Кириши, на улице Советская, в доме № 20. Администрация осуществляет деятельность местного самоуправления и не является коммерческой организацией. Администрация города, знакомая такой, какой она является на данный момент, образовалась, а если точнее, была официально зарегистрирована 27 лет назад, а если точнее, 11 декабря 1996 года.

Архивный отдел администрации Киришского муниципального района располагается в городе Кириши, на улице Декабристов-Бестужевых, в доме № 9. Архив осуществляет предписанную Администрацией деятельность, связанную с хранением, комплектованием, использованием и защитой документов и дел. Архивный отдел администрации Киришского муниципального района не является ни коммерческой организацией, ни юридическим лицом.

Стоит отметить, что архив города Кириши хранит в себе многочисленные документы, отражающие быт, историю, гражданскую и политическую жизнь города. Так как архив города Кириши имеет непосредственную и неразрывную связь с администрацией как города Кириши, так и Киришского района в целом, хранилища архива хранят в себе:

• 47196 дел за 1939-2015 годы;
• 75 фондов управленческой документации за 1981-2014 годы;
• 253 фонда документов по личному составу за 1939-2015 годы;
• 1 фонд фотодокументов.

Информация о хранящихся в архиве фондах актуальна на момент 01.01.2017 года.

Также в составе своих фондов Архивный отдел администрации Киришского муниципального района хранит:

• Документы по основной деятельности районных органов власти;
• Документы отраслевых государственных и федеральных органов управления;
• Документы промышленных, сельскохозяйственных и иных предприятий за период с 1981 года;
• Документы местного самоуправления (как районных, так и городских);
• Документы поселковых сельских Советов и их исполнительных комитетов;
• Документы администраций районов, города, поселков, поселков, волостей и администраций муниципальных образований;
• Комплекс документов совхозов (на хранении находятся документы постоянного хранения с 1981 года);
• Фонды организаций и учреждений (как городских, так и организаций района);
• Документы по личному составу.

Из этого стоит отметить, что архив имеет огромное значение не только для города и его администрации, но также и для всего района. Именно Архивный отдел администрации Киришского муниципального района хранит в себе документы города Кириши, поселка Будогощь, поселка Глажево, деревни Кусино, поселка Пчевжа, деревни Пчева. По данным из Википедии, в состав Киришского района входит 77 населенных пунктов. Именно поэтому городской архив города Кириши очень важен, ведь именно он обеспечивает надежную защиту, хранение и использование всех значимых документов района.

Документы местного самоуправления – районных и городских,
поселковых сельских Советов и их исполнительных комитетов, администраций районов, города, поселков, волостей и администраций муниципальных образований представляют собой один из самых значимых комплексов документов архивного отдела. В решениях, постановлениях, распоряжениях этих органов отражены все основные моменты экономической, социально-политической, культурной жизни района.

Среди фондов предприятий одним из самых обширных и значимых является комплекс документов совхозов (на хранении находятся документы постоянного хранения с 1981 года).

Фонды организаций и учреждений представлены такими документами, как приказы, распоряжения руководителя, протоколы различных совещаний, аналитические обзоры, планы работы, статистические, финансовые отчеты и другие.

Документы по основной деятельности до 1981 года переданы на хранение в государственное казенное учреждение «Ленинградский областной государственный архив в городе Выборге», расположенный по адресу: Ленинградская область, город Выборг, улица Штурма дом 1.

Документы по личному составу охватывают период, в основном, после 1939 года. В фондах по личному составу хранятся такие документы, как приказы по личному составу, личные дела рабочих и служащих, личные карточки рабочих и служащих, лицевые счета по начислению заработной платы рабочих и служащих и так далее.

В наши дни Архивный отдел администрации Киришского муниципального района осуществляет свою деятельность согласно всем предписаниям и законам Российской Федерации под руководством Администрации города. Со стороны Администрации работу архивного отдела курирует управляющий делами Администрации Рожкова Марина Владимировна. Начальником и главой архива выступает Соколова Любовь Павловна. В составе штата значится четыре человека, включая главу архива. Среди численности специалистов в архиве сотрудники занимают следующие должности:

• Начальник отдела (начальник архива);
• Ведущий специалист;
• Специалист первой категории;
• Архивариус МКУ «ЦАХО».

С самого начала основания и по сей день Архивный отдел администрации Киришского муниципального района исправно выполняет свои цели и задачи, поступающие напрямую из Администрации города и ведут основную профессиональную деятельность по обеспечению сохранности информации, имеющую историческое, хронологическое, экономическое, гражданское, правовое, государственное и социальное значение.

2.1.3 Основная деятельность организации

Архивный отдел администрации Киришского муниципального района, являясь подчиненной и подотчетной отраслью Администрации Киришского района, не является ни коммерческой организацией, ни юридическим лицом. Основная деятельность архива состоит в обеспечении деятельности органов государственного управления и местного самоуправления по вопросам местного характера.

Так как Архивный отдел администрации Киришского муниципального района является частью Администрации города, то далее будет рассмотрен перечень видов деятельности Администрации:

• Код по ОКВЭД 84.11 - Деятельность органов государственного управления и местного самоуправления по вопросам общего характера;
• Код по ОКВЭД 63.11.9 - Деятельность по предоставлению услуг по размещению информации;
• Код по ОКВЭД 81.10 - Деятельность по комплексному обслуживанию помещений;
• Код по ОКВЭД 82.11 - Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации;
• Код по ОКВЭД 82.19 - Деятельность по фотокопированию и подготовке документов и прочая специализированная вспомогательная деятельность по обеспечению деятельности офиса;
• Код по ОКВЭД 88.10 - Предоставление социальных услуг без обеспечения проживания престарелым и инвалидам;
• Код по ОКВЭД 88.99 - Предоставление прочих социальных услуг без обеспечения проживания, не включенных в другие группировки;
• Код по ОКВЭД 90.01 - Деятельность в области исполнительских искусств;
• Код по ОКВЭД 90.02 - Деятельность вспомогательная, связанная с исполнительскими искусствами;
• Код по ОКВЭД 93.19 - Деятельность в области спорта прочая.

Перечисленный перечень видов деятельности необходим для восприятия всех спектров занятий, которые выполняет или контролирует Администрация Киришского района. Все это необходимо документировать, закреплять, верифицировать, вести хронологию, наблюдать и проводить экспертизу, что, благодаря современным технологиям, имеющимся архивохранилищам, а также Законов и рекомендации Российской Федерации, возможно благодаря систем документирования и делопроизводству.

Архивный отдел администрации Киришского муниципального района занимается комплектованием своих архивохранилищ под руководством и по приказам Администрации города Кириши и Киришского района. Согласование и подготовка к комплектованию архива происходит путем взаимной телефонной связи между архивом и Администрацией. Вся поступающая документация проходит верификацию, экспертизу ценности, а также проверку и регистрацию работниками архива.

Архив обеспечивает сохранность не только документам, поступающим от Администрации города и имеющим значение для города Кириши, но и документы, отражающие деятельность города со времен действия Советского Союза, документы отдельных субъектов Киришского района, частных и ликвидированных организаций. С подробным и полным перечнем хранящихся в Архивном отделе администрации Киришского муниципального района можно ознакомится в приложениях данной дипломной работы.

Хранилища архива постоянно пополняются и комплектуются. Здание архива оснащено двумя хранилищами в соответствии со всеми законными предписаниями. Обеспечивать грамотное и организованное хранение документов и дел в таком, пускай и небольшом в сравнении с другими архивными отделами, располагающимися в более крупных городах, крайне важно в целях обеспечения удобных, организованных и целесообразных условий хранения.

Стоит отметить, что в 2023 году архив был оборудован дополнительными шкафами/стеллажами в первом хранилище архива. После данного улучшения, в архиве была проведена реорганизация дел в данном архивохранилище, а также составлен новый список топографических указателей архива. Данное мероприятие способствовало обеспечению архиву дополнительных мест для хранения, а также, в ходе реорганизации хранящихся в хранилище дел, были обеспечены все те методы и условия, что способствовали грамотному комплектованию дел в данном хранилище.

Среди прочего, очень важной и неотъемлемой сферой деятельности Архивного отдела администрации Киришского муниципального района является обслуживание населения города по делам юридическим, касающихся защиты их прав и обеспечения свобод граждан. Согласно действующему на сегодняшний день в России Закону «Об архивном деле в Российской Федерации», а если точнее, согласно Статье 24. Доступ к архивным документам, доступом к информации, хранящейся в государственных архивах, обладает каждый гражданин при необходимости изучения, обогащения, защиты своих прав и свобод.

Согласно Закону «Об архивном деле в Российской Федерации», архив является местом хранения документов и важной задокументированной или запечатленной на иных носителях, не обязательно на бумажных, информации, представляющей особую важность как для государства, так и для органов местного самоуправления, а также для граждан.

Один из важных и основополагающих принципов работы государственных архивов Российской Федерации – принцип доступности, хранящейся в хранилищах архива информации. Законодательство об архивном деле гарантирует право граждан на доступ к архивным материалам. При этом соблюдаются определенные ограничения, связанные с конфиденциальностью, коммерческой тайной и другими законными основаниями. Граждане имеют право на ознакомление с архивными документами, получение копий или выписок из них, а также на получение информации о наличии и местонахождении архивных материалов.

Также архивы предусматривают принцип использования хранящейся в государственных архивах информации. Законодательство об архивном деле предусматривает возможность использования архивных материалов в научных, исторических, культурных и других целях. Граждане имеют право на использование архивных документов в соответствии с Законодательством. При этом соблюдаются права авторов и иных правообладателей архивных материалов.

Основным и главным видом деятельности Архивного отдела администрации Киришского муниципального района, направленным на обеспечении вышеуказанных принципов государственных архивов, является оказание услуг своих посетителей по выдаче справок, архивных выписок и копий архивных документов по определенной проблеме, теме, событию или факту, по биографическим или генеалогическим запросам.

Среди прочего, Архивный отдел администрации Киришского муниципального района осуществляет и опирается на следующие задачи и функции:

• Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Киришского муниципального района;
• Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
• Организационно-методическое руководство деятельностью архивов и ведением делопроизводства организаций и органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранности, комплектовании и использовании их архивов;
• Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию (исполнение социально-правовых и иных запросов, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов о трудовом и льготном стаже работы, о заработной плате, о домовладении, о землепользовании, об учёбе, о проживании в сельской местности, об истории организаций района и так далее; организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их письменным запросам, подготовка материалов для средств массовой информации; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, архивных справочников о составе и содержании документов.
• Реализация отдельных государственных полномочий Ленинградской области в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к собственности Ленинградской области.

Суммируя все вышеуказанное, стоит отметить, что Архивный отдел администрации Киришского муниципального района на современном этапе его деятельности четко исполняет свои трудовые и профессиональные обязанности, опираясь на законодательство Российской Федерации, предписания и рекомендации по обеспечению работы и комплектования архивов, а также вовлечена во все важные процессы деятельности Администрации города, обеспечивая сохранность информации, предоставляющей особую ценность и зафиксированной на различных носителях. Немаловажным является исполнение воли граждан, путем оказания услуг граждан.

2.2 Тенденции развития и совершенствования комплектования архива

2.2.1 Основные проблемы и недостатки комплектования архивов на современном этапе

Архивное дело и делопроизводство по сей день остается очень сложной и комплексной сферой профессиональной деятельности. Современные архивы постоянно сталкиваются с проблемами, напрямую связанными с процессами комплектования хранилищ.

На настоящий момент в российской системе архивного дела, а конкретнее в процессах комплектования, существует следующий ряд нерешенных проблем или же проблем, на которые обращено недостаточное внимание:

• Ликвидация организаций и предприятий в связи с банкротством или приватизацией. Проблема, с которой сталкиваются или же могут столкнуться организации разных размеров и форм собственности, которая, к сожалению, также становится и проблемой архивов – в случае прекращения действия фирмы все документы, когда либо созданные в этом предприятии и связанные с ее производственной или иной деятельностью, переходят на хранение в государственные архивы, что в свою очередь приводит к постоянной нагрузке архивов документами и нехватки места под новые поступающие или создаваемые дела.
• Сокращения числа источников или количества фондообразователей для комплектования. К сожалению, не стоит исключать и возможности иссечения источников комплектования. Для обеспечения деятельности архивов постоянное поступление новых бумаг просто необходимо для банального обеспечения работой сотрудников архива. Также важным для работы и развития архива является показатель эффективности и целесообразности работы архива, ведь если у архива и его работников будет мало работы, то такой архив могут расформировать, ограничить число кадров или же вовсе ограничить или прекратить его финансирование, что скажется не только на уровне заработной платы работников, но и на условиях хранения документов в хранилищах архива.
• Нехватка архивов для хранения поступающей документации. Немаловажным является и факт того, что с ростом поступающей документации, что особенно касается расформировавшихся организаций, возрастает постоянная необходимость в обеспечении города или региона большим количеством архивов. Такая проблема особенно касается крупных городов, где рост постоянно закрывающихся и возникающих новых предприятий и организаций просто неисчислим. Такая проблема прямо противоположна причинам предыдущей описанной проблеме. К сожалению, с чрезмерно непрекращающимся ростом фондообразователей, что является противоположной ситуацией случаю с сокращением числа источников для комплектования, возникает и высокая нужда в появлении новых мест для хранения поступающей документации.
• Недостаточный уровень вовлечения и финансирования архивов на всех этапах его деятельности. В первую очередь, такое упущение может повлечь за собой вышеуказанные вероятные сокращения штатов, снижение уровня зарплат и недостаточных условий для обеспечения сохранности документов. Архивное дело, как сфера профессиональной деятельности человека, в следствии постоянного развития технологий, постоянно меняется и нуждается в обеспечении новых технологий и совершенствования старых.
• Недостатки и несовершенство российского законодательства в области архивоведения на современном этапе. При всей важности и неоспоримой ценности неоднократно упоминаемого Закона «Об архивном деле в Российской Федерации», само понятие законодательства в любой стране мира нуждается в постоянном реформировании и совершенствовании. В первую очередь это связано с теми рекомендациями и правилами, что распространяются и декларируются для работников архивов. Тенденция развития законодательства в архивном деле на современном этапе связано в первую очередь с развитием технологий. К сожалению или к счастью, технологический прогресс и его влияние на различные сферы деятельности и жизни человека не предсказуем. Стоит также отметить, что большинство из положений законодательства нуждаются или могут нуждаться в будущем в ужесточении контроля и распространения, дабы с данным Законом, его положениями и трактовками были ознакомлены все сотрудники архивов.

Значительное влияние на запланированное решение, но, к сожалению, в силу своей не совершенности, возникновение таких проблем оказывает Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» направлен на нормативно-правовое и методическое обеспечение деятельности и осуществление контроля за работой архивных учреждений по комплектованию архивных фондов. Такой закон будет нуждаться в постоянном совершенствовании, поскольку архивная деятельность постоянно меняется и совершенствуется.

В наши дни встал острый вопрос в регулировании проблем комплектования государственных архивов. Все больше и больше организаций заканчивают свою деятельность внезапным и непредвиденным банкротством и дальнейшим расформированием или же ликвидированием. Как правило, к моменту объявления банкротства, ликвидировавшаяся организация просто не успевает своевременно подготовить все документы в нужном виде для передачи на хранение. Нынешнее законодательство обязывает организации готовить номенклатуру дел при поступлении и, к сожалению, данный пункт многие упускают.

Что касается организаций и учреждений, чью деятельность не затронула преждевременная ликвидация, то и они допускают определенные ошибки при сдачи своих документов на хранение. К сожалению, многие упускают или не вовлекаются в условия передачи дел на хранения, сдавая документы в некорректном или частично деформированном виде. Также многие из таких организаций не знают о сроках сдачи документов на хранение, из-за чего фирма может про них попросту забыть, так как она не была уведомлена или же не знала о сроках хранения сдаваемых видов документации.

Иными словами, нынешнее законодательство касается правил и законов, касающихся деятельности архивов, но не организаций или лиц, взаимодействующих с этими архивами, а если точнее, то законодательство придерживается политики регламентирования рекомендаций по отношению к архивным учреждениям со стороны фирм, но не дает конкретных и четких правил и норм.

Особая проблема, с которой сталкивается все больше и больше и архивов на современном этапе, и которая все набирает актуальность - финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов - государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Проблема финансирования является на сегодняшний день одной из главных. Из-за недостатка финансирования вытекают такие проблемы как:

• несоответствие и несоблюдение условий хранения;
• нехватка площадей для хранения документов;
• нехватка рабочих рук;
• малая вовлеченность в профессии;
• невозможность расширить штат сотрудников;
• устаревание техники, нуждающейся в замене или ремонте.

2.2.2 Недостатки комплектования рассматриваемого архива и пути их решения

Архивный отдел администрации Киришского муниципального района на современном этапе его деятельности исправно выполняет свои обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также под чутким руководством и надзором со стороны Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район. Несмотря на малые размеры самой организации, в том числе и малого, по сравнению с более крупными архивными учреждениями, располагающимися в других крупных города России, штата сотрудников, архив города Кириши сталкивается с рядом неразрешенных проблем.

На нынешний момент архив города Кириши оборудован двумя архивохранилищами, различающимися по размерам - по зрительным наблюдениям, второе архивохранилище имеет большую вместительность, нежели первое. Штат сотрудников архива на сегодняшний день состоит из 4 сотрудников, включая главу/руководителя архива. На нынешний момент в архиве хранятся 47196 дел и 75 фондов.

Да, стоит отметить, что архив подвергается постоянным реновациям и модернизациям. Так, в прошлом, 2023 году, в первом архивохранилище появились дополнительные металлические шкафы/стеллажи. После в этом же хранилище была произведена перестановка дел. Также были составлены новые топографические указатели, соответствующие новому расположению дел в хранилище архива.

Создание дополнительных стеллажей в архиве способствовало устранению одной из наиболее распространенных проблем, распространяющихся на многие современные архивы. Можно смело сделать вывод, что благодаря данному улучшению архив обеспечил себя дополнительным местом для хранения. Своевременная и скорая перестановка внутри хранилища, а также создание топографических указателей указывает на высокий уровень вовлеченности персонала и должный уровень квалификации и профессионализма.

Данная ситуация свидетельствует, что архив города Кириши постоянно совершенствуется и развивается. Однако, несмотря на редкие изменения, направленные на положительные реновации и улучшение внутренней обстановки, в архиве присутствуют и свои проблемы.

Многие работники архива жалуются на недостаток рабочих рук внутри архива. Действительно, с самого основания и по сей день, архив отличается количеством своих сотрудников. На данный момент Архивный отдел администрации Киришского муниципального района является микропредприятием – численность сотрудников составляет всего 4 человека.

Работники архива постоянно сталкиваются с непрекращающимся потоком поступающих на хранение документов от Администрации города. Помимо этого, архив занимается обслуживанием граждан по их личным вопросам. Да, стоит отметить, что архив принимает посетителей лишь два раза в неделю, однако оказание услуг по вопросам граждан к архиву занимает немало времени и обладает особой спецификой. Нередко предоставление тех или иных документов требует обратной связи и взаимодействия не только с самим гражданином, но и с иными органонами, занимающимися защитой интересов граждан.

Постоянные обращения в пенсионные фонды и иные государственные, муниципальные и частные организации, занимающиеся защитой интересов граждан, а также предоставлении социальных и иных необходимых льгот, а также сотрудничество с МФЦ и нотариальными службами, занимает много времени, а, порой, выявляются и недостатки технологического и технического взаимодействия с другой стороны.

Работники архива постоянно сталкиваются с новыми правилами, постановлениями и технологиями по приему, отправке, верификации и созданию документов. Часть сотрудников просто не успевают подготовить себя к работе с новыми программами и изучению новых методик и правил.

Также со стороны Администрации в сторону архива постоянно поступают новые поручения с ограниченным временем на исполнение. Так, на момент начала 2024 года, Архивный отдел администрации Киришского муниципального района столкнулся с поручением провести проверку всех хранящихся дел, располагающихся в первом архивохранилище. Конкретно, им было поручено провести глобальную проверку нумерации листов хранящихся дел, датирующихся с времен советской практики, на наличие оборотных сторон, а также перешить дела при нечитаемости текста или же выпадания отдельного листа из дела. Поручение также сопровождается необходимостью составления листов заверителей дел для сканирования и подготовки дел для передачи на оцифровку. Стоит отметить, что данное поручение назначено к исполнению к определенному сроку.

Из всего вышеуказанного можно отметить, что архив, и без того малой численности кадров, сталкивается с нехваткой сотрудников, что, пожалуй, является главной проблемой рассматриваемого архива на современном этапе его работы.

Но, к сожалению, архив не может позволить себе пополнение новыми кадрами. Связано это не только с финансированием, но и с банально малыми размерами здания архива. Внутри здания архива, помимо двух архивохранилищ, уборной и прочих служебных помещений, располагается три кабинета. Один кабинет является приемным для посетителей и, по сути, не является местом работы сотрудников, а лишь руководителя архива. Два других кабинета оборудованы для работы сотрудников архива. В них всего располагается четыре рабочих места (четыре стола и четыре персональных рабочих компьютера). Это заначит, что при возможности потенциального пополнения архива новыми кадрами, здание архива сможет позволить себе разместить лишь одного дополнительного сотрудника. Да, к сожалению, путь к решению проблемы с нехваткой персонала для выполнения основных и дополнительных, поступающих со стороны Администрации города задач, упирается в банальную проблему нехватки рабочих мест для размещения нанятых сотрудников.

В целом, в архиве присутствует четкое распределение видов деятельности среди сотрудников. Да, с персоналом в количестве четырех человек, архив справляется с поставленными перед ними задачами, пускай и не без проблем. Глава архива принимает посетителей, следит за четким соблюдением обязанностей и выполнением задач других работников, принимает поступающую документацию, звонки и обращения в архив через служебный телефон, персональный компьютер, факс и прочие средства связи. Однако, стоит отметить, что некоторым сотрудникам архива приходится выполнять несколько поручений одновременно или же и вовсе бросать уже назначенное поручение ради исполнения нового, более важного (например, регистрации и проверки поступающей документации). В частности, мне довелось наблюдать случаи, когда одной из работниц, которая весь день занималась проверкой нумераций страниц, перешивала дела, а также составляла заверители проверенных дел, вынуждена была бросить свое поручение и переключится на проверку поступающей документацией, а то и вовсе должна была отправиться в Администрацию. В таких случаях, как правило, никому из других сотрудников не перекладывалось поручение по проверке и редактированию хранящихся в архиве дел.

Можно также отметить и недостаточный уровень технического развития некоторых аспектов архива. В частности, некоторые компьютерные программы, необходимые для осуществления деятельности архива, не работают на отдельных компьютерах, в следствии чего сотрудник вынужден покидать свое рабочее место и пересаживаться на иное, где необходимая программа работает исправно.

Суммируя все вышеуказанное, можно отметить, что основной нерешенной проблемой, с которой сталкивается Архивный отдел администрации Киришского муниципального района заключается в нехватке персонала, из чего и вытекают все остальные проблемы архива, а в частности:

• неравное распределение видов деятельности между работниками;
• некоторые сотрудники выполняют несколько заданий одновременно или вынуждены бросать свои поручения незавершенными;
• часть сотрудников часто отправляется в Администрацию после чего его поручением никто не занимается.

Неудивительно, что в таком малом коллективе могут возникать свои проблемы, связанные с исполнением основных видов деятельности. Все вышеперечисленное может способствовать ухудшению системы комплектования в архиве из-за банальной задержки определенных процессов или же вовсе отвлечения на другие виды деятельности. Стоит в очередной раз подчеркнуть, что Архивный отдел администрации Киришского муниципального района является главным и основным местом хранения документов, не только относящихся к городу и его Администрации, но и всего района в целом. Это означает, что на современном этапе над архивом лежит очень важная и незаменимая задача по комплектованию, защите и использованию архивных документов, а также в оказании услуг жителям города.

Охватывая многочисленное количество фондообразователей из различных частей Киришского района, Архивный отдел администрации Киришского муниципального района по сей день оперативно справляется с задачами хранения и комплектования документации, имеющей историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение района. И, если архиву своевременно удается справляться с обеспечением себя дополнительными местами для хранения документов, грамотно распределяя дела в архивохранилищах, проводя перестановки, экспертизы ценности и размещению новых стеллажей для хранения, то нехватка сотрудников для грамотно перераспределения обязанностей остается очень важной и нерешенной проблемой архива и по сей день. К сожалению, для обеспечения целесообразной, эффективной, четкой и качественной работы современного архива мало обращать внимание на загруженность хранилищ, важно также уделять время на загруженность его сотрудников и обеспечивать комфортную и продуктивную среду внутри архива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, мы рассмотрели основные определения, критерии и особенности комплектования хранилищ в архивах на современном этапе их действия и развития на примере Архивного отдела Администрации Киришского муниципального района.

Комплектование – комплекс специальных мероприятий, направленный на более грамотное и целесообразное хранение документов в хранилище, обеспечивая архив дополнительными местами для хранения и уменьшая возможную нагрузку архива. Цель комплектования – состредоточение комплекса ценных бумаг в конкретном месте, в соответствии с профилем архива, его загруженности и наличия свободных мест.

Что касается рассматриваемого архива, а если точнее, Архивного отдела Администрации Киришского муниципального района, то данная организация, являющаяся структурой Администрации города, сталкивается с постоянным притоком документации. Хранилища архива пополняются не только делами, созданными или же имеющими важность для города, но и документацией всего Киришского района, в который входят многочисленные деревни, поселки и иные субъекты Киришского района.

На нынешний момент архив хранит в себе 47196 дел и 75 фондов. В числе кадрового состава, в архиве ежедневно трудится четыре специалиста. Архив оснащен двумя крупными хранилищами, а также оснащён всеми современными технологическими средствами, что способствует осуществлению основных поручений со стороны Администрации работниками архива.

Но, не смотря на сравнительно малый размер как самого помещения, так и штата сотрудников, по сравнению с архивами, располагающимися в более крупных города, архиву и по сей день удается исправно исполнять свои обязанности по комплектованию и оказанию услуг посетителей архива. Однако даже такое малое предприятие не может не избежать столкновения с определенными трудностями и проблемами.

Среди наиболее распространенных и часто встречаемых проблем современных архивов России являются:

• нехватка площадей для хранения документов;
• нехватка рабочих рук;
• малая вовлеченность в профессии;
• невозможность расширить штат сотрудников;
• устаревание техники, нуждающейся в замене или ремонте;
• недостаточный уровень финансирования.

Среди проблем, с которыми сталкивается Архивный отдел администрации Киришского муниципального района на постоянной основе наиболее острой является нехватка сотрудников и невозможность расширения штата сотрудников. Архив постоянно пополняется новыми документами, которые нуждаются в регистрации и учете, со стороны Администрации города в архив часто поступают запросы и поручения, которые имеют ограниченный срок исполнения, и при всем этом, сотрудники архива постоянно занимаются поиском, резервирования, создания копий или выписками архивных справок, необходимых для удовлетворения интересов граждан.

О проблеме острой нехватки кадров неоднократно упоминали и сами сотрудники архива, однако найм дополнительного персонала на современном этапе развития архивного отдела не представляется возможным. Помещение архива не оснащено достаточным количеством рабочих мест. На данный момент представляется возможность нанять минимум одного дополнительного работника, который мог бы занять имеющийся стол с персональным компьютером. Однако, либо из-за недостаточного финансирования архива со стороны Администрации района или глав Ленинградской области, либо из-за отсутствия интереса в таком развитии, либо же и вовсе в связи с тем, что по мнению руководителей архив и так укомплектован достаточным количеством кадров.

Данная проблема откликается в деятельности и во мнениях сотрудников данного архива, но даже не смотря на наличие этой проблемы, сотрудникам архива удается справлять со всеми поставленными задачами.

К сожалению, само наличие таких проблем, даже при всей той системе, состоящей из сводов законов, методик, рекомендаций, комплексов и мер, направленных на активное совершенствование сферы архивной деятельности, все еще нуждается и, что можно сказать с уверенностью, будет нуждаться в совершенствовании и реновациях. Несмотря на наличие вовлеченности Государства в процессы деятельности архивов, проблемы финансирования или нехватки кадров является актуальной и по сей день. Да, благодаря таким методикам и реновациям архивной системе удалось стать состоятельной сферой профессиональной деятельности человека, что и по сей день осуществляет сохранность и безопасность архивным документам. Однако не стоит исключать и постоянно растущего потока поступающих документов, а также непрекращающегося и непредсказуемого технологического прогресса – все эти процессы, в идеале, должны способствовать постоянному совершенствованию и развитию, но, к сожалению, с ходом времени архивам приходится сталкиваться с все более серьезными проблемами, которые они попросту не в силах решить самостоятельно.

При всем вышеописанном, остается лишь надеется на скорейшее вовлечение на решение этих проблем со стороны Государства. Именно так получиться не только избавиться от проблем текущих, но и возможно породить систему взаимовыгодного взаимодействия и выручки. Так и только так получится предоставить архивам все способы и возможности для дальнейшего развития и совершенствования.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Основы Законодательства РФ от 07.07.1993 г. № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах»;
3. Федеральный Закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
4. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»;
5. Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
6. Приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
7. Приказ Росархива от 11.04.2018 г. № 42 (ред. от 10.11.2023 г.) «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
8. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
9. Федеральный Закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
10. Указ Президента РФ от 17.03.1994 г. № 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации";
11. Постановление Правительства РФ от 22 декабря 1992 г. № 1006 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе России»;
12. Постановление Правительства РФ от 15 марта 1999 г. № 283 «О федеральных государственных архивах»;
13. Приказ Росархива от 25.12.2020 г. № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления»;
14. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
15. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 г. № 3 «Об утверждении "Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации"»;
16. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах;
17. Информационный бюллетень «Вестник архивиста»;
18. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.09.2023 № 75119);
19. https://www.audit-it.ru/contragent/1024701479186_administratsiya-kirishskogo-munitsipalnogo-rayona – Контрагент АДМИНИСТРАЦИЯ КИРИШСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА;
20. https://archiveslo.ru/archives/kirish/about - Архивный отдел администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области;
21. https://admkir.ru/2.12.35.html – Администрация муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области;
22. Цеменкова С.И. - «История архивов России: ХХ – начало XXI века» (2019 г.);

1. Автократов В.Н. - «Теоретические проблемы отечественного архивоведения» (2021 г.);
2.  Артизов А.Н. - «Архивное Законодательство России: проблемы и перспективы» (2018 г.);
3. Еремченко В.А. - «О работе архивных учреждений по исполнению социально-правовых запросов граждан» (2019 г.);
4. Козлов В.П. - «Российское архивное дело» (2018 г.);
5. Привалов В.Ф. - «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе» (2017 г.);
6. Рогожин М.Ю. - «Делопроизводство. Организация архива предприятия» (2018 г.);
7. Сулимова Л.П. - «Как создать архив с нуля на современном предприятии» (2017 г.);
8. Ульянина Е.А. - «Архивоведение» (2017 г.);
9. Леонтьева О.Г. - «Архивы в современном мире» (2014 г.);
10. Мещерина Т.А. - «Проблемы комплектования Архивного фонда РФ на современном этапе» (2020 г.);
11. Ромашин И.Е. - «Управление и экономика архивного дела в Российской Федерации. Учебное пособие.» (2021 г.);
12. «Издательство РГГУ» - «Всеобщая история архивов. История и организация архивного дела в странах Европы. Часть I.» (2019 г.);
13. Издательство «Кучково Поле» - «Архивы и власть. Протоколы и журналы. Том 2. 1921-1928 гг.» (2018 г.);
14. Елена Бурова – «Справочник по архивному делу для работников организаций» (2018 г.);
15. Владимир Козлов – «Документальная память в архивоведческом знании» (2017 г.);
16. Высшая школа экономики – «Биографии университетских архивов» (2017 г.).
    

ПРИЛОЖЕНИЕ А.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОНДОВ АРХИВА.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.

АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ КИРИШСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.1 Архивный отдел Администрации Киришского муниципального района.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.2 Топографический указатель хранящихся в архиве фондов.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б.3 Внутренности Архивного отдела Администрации Киришского муниципального района. Главное архивохранилище городского архива.